Что такое тайм-менеджмент: эффективные техники управления временем

Time Management Tools

Need a little extra help. These time management tools are your new best productivity pals. 

Tip #15: Use apps to block out distractions.

Use your computer and phone’s «do not disturb» functions when working on focused tasks. Tools like Self Control or Freedom can be used to block distracting websites. Use these to block distracting websites like social media or news sites.

Tip #16: Use time management apps.

The best way to manage your time is to know where your time is going in the first place. Time management apps will allow you to monitor your progress and figure out your procrastination patters. Starting a timer can help increase your focus and works as a signal to your brain to switch into work mode.

We would recommend the free application Toggl Track, which is easy to use and available on most devices. It also offers comprehensive reporting so you can easily see your procrastination patterns. There are also many paid time tracking applications available such as , Harvest, or Time Doctor. 

Tip #17: Minimize your open windows. 

Channel your attention by working at only one monitor and opening only one window. Going offline might also be an option, but let’s not go that far.

Tip #18: Organize your email.

• Create actionable labels like URGENT, WAITING, NEEDS ACTION.

• Use filters to automatically assign labels to incoming mail based on sender or some other information/keyword they contain.

6-й совет тайм менеджмента. Планирование

Чтобы планировать – нужно думать логически. Но согласитесь, что не всегда наша жизнь подчиняется логике

Скажите, было ли  у вас такое состояние, в котором вы ничего не хотели делать, даже если запланировали сделать дело много-много раз и понимали, что это важно сделать? Да, и у меня тоже были такие моменты, когда единственное, что хотелось — это выкинуть ежедневник с задачами как можно дальше и пойти, скажем, спать 🙂

В чем, я считаю, разница между теми моментами, когда вы находитесь в готовности что-то сделать и когда вам, наоборот, ничего не хочется. Все зависит от того состояния, в котором вы находитесь

Поэтому в тайм менеджменте в первую очередь я уделяю внимание состоянию, а потом уже самому планированию

Поэтому упражнение на сегодня будет очень простое.Опишите, пожалуйста, что с вами происходит, когда вы находитесь в своем самом ресурсном состоянии. Сразу скажу, что состояний таких может быть несколько, ведь для разной деятельности наиболее ресурсными будут разные состояния. Вы вряд ли занимаетесь сексом и сдаете диплом экзаменационной комиссии в одном и том же состоянии) Возьмите какое-нибудь одно состояние.Итак, по каким параметрам можно описать состояние:

ваши ощущения в теле;
то, в какой позе вы сидите;
как вы дышите;
осанка;
то, на чем вы концентрируете внимание;
играет или не играет музыка;
может быть, вы проговариваете про себя какие-то определенные слова;
может быть перед глазами возникает привлекательная картинка конечного результата;
и т.д.

Чем подробнее вы опишите в свое состояние, тем лучше. Теперь, когда вы захотите перейти в ресурсное состояние; воплотите все то, что вы описали выше: положение тела, дыхание, осанка, включите музыку, представьте зрительные образы, и вы сразу перейдете в ресурсное состояние. Можете даже всегда носить с собой сделанный список тех вещей, которые помогают вам перейти в ваше ресурсное состояние.Итак, еще раз повторю главную мысль: тайм менеджмент не работает, если вы находитесь в нересурсном состоянии. Поэтому, одним из главных ключей к эффективному тайм менеджменту является работа со своим состоянием. Практикуйте работу со своим состоянием каждый день, и вы увидите, как все, что вы планируете, вам удается осуществить.

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Планирование

Планирование – важная часть тайм-менеджмента. Без него
невозможно рационально распределить время. Если утром нет запланированного
списка дел, то день вряд ли пройдет продуктивно. Вы можете забыть о важных
делах, постоянно переключаться с одного на другое, браться за все подряд или
ничего не делать. В итоге – ноль эффективности и бесполезная трата дня.

При планировании вы избежите всего перечисленного. Оно позволяет распределить время и точно знать о примерно потраченных часах на каждую задачу.

Вот примерный список дел:

• Пробуждение, умывание;
• Зарядка – 15 минут;
• Чтение – 30 минут;
• Завтрак – 15 минут;
• Работа – 8 часов;
• Обед – 30 минут;
• Семейный поход в кино – 2 часа;
• Ужин – 30 минут;
• Отдых;
• Сон – 8 часов.

Можете составить другой список, ведь у каждого человека
разный график работы, интересы и увлечения. Не откладывайте написание списка до
конца прочтения статьи, а прямо сейчас возьмите листок бумаги и запишите
идеальный распорядок дня по вашему мнению. Далее будете изменять его, согласно
принципам тайм-менеджмента, изложенным ниже.

Если день мечты кажется недостижимым, и вы не хотите записывать его, потому что «все равно не получится так жить», то немедленно выбросьте данные мысли из головы. Все достижимо и исполнимо. Запомните это. Главное в любом деле – желание.

Даже с посменной работой по 12 часов можно распределить время так, что еще останется на семью, друзей и хобби. Так что не бойтесь мечтать. Мечты превращаются в цели, а цели легко достичь, главное – начать.

Цель тайм-менеджмента

В соответствии с корпоративным подходом к понятию тайм-менеджмента, основной задачей управления рабочим временем является достижение максимальной эффективности его использования путем сбалансированного планирования личной работы в организации. Это справедливо и для управления своим рабочим временем вне организации, если вы, например, свободный художник.

Фундаментальными детерминантами оптимального режима личной работы являются регулярное оперативное планирование и систематичность контроля выполнения управленческих задач.

Режим личной работы должен включать с себя четкую регламентацию использования рабочего времени на решение задач, связанных с документами, приемом посетителей, участие в совещаниях и т.д. Непосредственное составление плана личной работы предполагает своей целью создание нормального ритма работа аппарата управления в масштабах всей организации, так как, в конечном счете, это обеспечивает оптимальную очередность выполнения управленческих задач, дает возможности выделить время для инновационной деятельности, повышения квалификации управленческих кадров, а также определить стратегические перспективы.

Если режим работы несбалансирован, то, в соответствии с концепцией тайм-менеджмента и планирования личной работы менеджера, создаются критические ситуации, принимаются непродуманные решения, снижается результативность труда.

Объективно, планируя свой режим работы, вы не можете игнорировать необходимость выполнения регулярных задач, которые повторяются с определенной периодичностью: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. К таким задачам можно отнести, например, работу с документами. Очевидно, что время выполнения периодических работ должно быть четко определено при организации личной работы, так как все они относятся к обязательным задачам и невыполнение их ведет к перебоям в работе и снижению темпов достижения стоящих перед вами целей. Отдельно также можно выделять нерегулярные повторяющиеся работы, которые планируются заранее, например, служебные командировки, переговоры, совещания и т.п.

Внезапно возникающие задачи, объективно не предоставляющие возможности запланировать их заранее, не могут быть предусмотрены при планировании личной работы, следовательно, для этого необходимо резервировать рабочее время, которое может быть использовано вами для их выполнения. В соответствии с принципами тайм-менеджмента решение внезапно возникших задач либо перепоручается, либо переносится на другое время, либо же выполняется за счет сокращения затрат времени на запланированные работы.

Оптимальный режим управления временем должен в максимальной степени учитывать все будущие виды работ, при этом необходимо сопоставлять необходимый объем рабочего времени для выполнения поставленных задач с плановым фондом рабочего времени, чтобы он соответствовал общему бюджету рабочего времени, которым вы располагаете.

Однако, не менее важным аспектом тайм-менеджмента выступает исполнение плана личной работы. Вам необходимо не только рационально распределить свое рабочее время, но и следовать ему, проявить последовательность и системность выполнения запланированных задач, а впоследствии обеспечить контроль выполненных задач. При этом контроль в планировании своего времени должен быть регулярным и предоставлять возможность оценки учета решенных задач, сроков и степени их выполнения.

Методы

Если вы следуете всем вышеизложенным правилам, а времени все равно не хватает, попробуйте воспользоваться одним из приемов, которые были разработаны в различные времена как специалистами в области тайм-менеджмента, так и «случайными» людьми. Одной из самых распространенных во всем мире методик является техника «Помидор». Ее придумал обычный итальянский студент, который вечно не успевал подготовиться к экзаменам.

Как-то раз он решил взять себя и свое время под контроль. Для этого воспользовался самым обычным кухонным инструментом – таймером в виде томата (отсюда и название нехитрой технологии). Он заводил таймер на 25 минут и в течение этого времени занимался только учебой. Каково же было его удивление, ведь буквально сразу же у него стало хватать времени на подготовку. Попробуйте сделать то же самое.

Заведите таймер (будильник) на определенное время, в течение которого выполняйте только одну конкретную задачу. Ни телефонный звонок, ни извещение о новом письме на электронной почте, ни что-либо другое не должно вас отвлекать от данного задания. Уже совсем скоро вы почувствуете, что продвигаетесь к цели куда быстрее, чем раньше.

Почувствуйте себя сыроваром, используя другой популярный в тайм-менеджменте метод под названием «Швейцарский сыр». Его используют в том случае, если никак не могут приступить к реализации крупного проекта. В таком случае предлагается представить этот самый проект в виде квадратного куска сыра и начать готовить из него швейцарский со множеством крупных дырочек. Каждая дырочка – определенная задача, которую необходимо выполнить, чтобы получить конечный результат.

Не знаете, с какого конца начать – лезьте в первую попавшуюся «дырку» наугад. Сделайте минимальное усилие и далее все пойдет как по маслу. Единственное условие – не бросайте начатое. Пусть сделанное будет казаться совсем маленькой частью задуманного, но приступайте к любому этапу, только точно определив, что справитесь с этим «за один присест». В противном случае вместо множества дырочек в своем сыре вы получите одну большую дыру, похожую на пропасть, куда будут проваливаться и время, и силы.

Строго следуйте правилу дедлайна. Термин пришел к нам из Америки. В дословном переводе означает он «мертвую линию». Считается, что изначально так называли черту в тюрьме, пересекшего которую заключенного сразу убивали. В местах не столь отдаленных такие методы давно не используют, а вот в бизнес-среде он получил весьма широкое распространение. В современном мире дедлайн – это черта во временном пространстве, которую никак нельзя пересекать.

Особенно популярна такая технология среди тех, кто работает на «удаленке». Их некому «подогнать», поэтому нужно ставить рамки самим себе. Также ее часто применяют для людей творческих профессий – журналистов или создателей рекламы. Однако у дедлайна есть и промежуточный этап – редлайн (переводится как «красная линия»). Это срок, когда нужно сдать черновую работу – оставшееся время нужно на исправление ошибок, доработки, внесение поправок, которые может сделать заказчик.

Порой мы никак не можем приступить к выполнению поставленной задачи только потому, что она кажется нам неподъемной, как слон. Чтобы облегчить себе работу, разделите большой объем на маленькие кусочки. Начните с малого.

Например, вам необходимо сделать генеральную уборку загородного дома или его ремонт. И то и другое звучит угрожающе. А если разбить процесс на небольшие этапы? Составьте таблицу, где вверху будет ремонт (генеральная уборка), а далее подпункты: окна, двери, полы, мебель и так далее. Согласитесь, так работа уже не кажется слишком сложной. Поэтому не делайте из мухи слона.

Божественный метод «Кайрос». Древние греки считали Кайроса богом счастливого мгновения. Специалисты в области тайм-менеджмента решили, что и современному человеку с ним по пути. Суть метода сводится к тому, чтобы не тратить отдельное время на то, что можно объединить с другими делами. К примеру, вам нужно купить подарок маме на 8 Марта. Решите, где вы хотите это сделать и посмотрите, нет ли в ближайшее время у вас других дел в этом районе города.

Возможно, вам удастся объединить сразу 3 или 4 цели в одном месте (зайти в банк, чтобы пополнить счет, купить книжную новинку и так далее). То же самое касается деловых встреч. Прежде чем отправляться на переговоры, сформулируйте все вопросы и предложения, которые у вас накопились к собеседнику. Вполне возможно, что для их решения достаточно телефонного звонка или встречи в обеденный перерыв. И не забудьте посмотреть, нет ли у вас других дел там, куда вы отправляетесь.

Советы

Чтобы грамотно управлять временем, повысить личную
продуктивность, уровень заработка и продуктивность, воспользуйтесь следующими
советами:

1. Объективно оценивайте собственное время. В сутках 24 часа, вам надо еще поесть, поспать, отдохнуть, так что не стройте много планов.
2. Нехватка времени – это неправильное его распределение, поэтому если что-то не успеваете, перечитайте принципы тайм-менеджмента.
3. Планируйте на день не более 5 дел, из них важных – не более 3. Тогда вы сможете выполнить их качественно, без спешки.
4. Занимайтесь спортом, это помогает зарядиться энергией и улучшает когнитивные процессы.
5. Не пренебрегайте отдыхом и сном. Лучше перенести дела, но отдохнуть, но не наоборот.
6. Самые объемные и сложные дела – с утра первым делом.
7. От первого часа после пробуждения зависит продуктивность всего дня, поэтому проведи его с умом.
8. Не гонитесь за количеством, главное – качество.
9. Не сравнивайте себя с другими, у каждого человека свои цели, мечты и темп их достижения.
10. Хвалите себя за успехи, покупайте себе подарки.
11. Делегируйте все, что можно делегировать.
12. Выявите те дела, что дают минимум результата, и вычеркните их, чтобы не тратить время.
13. Ставьте цели, разбивайте их на более мелкие и локальные, обязательно пишите дедлайны и конкретизируйте.
14. Используйте ежедневник или перечисленные выше приложения.
15. Периодические анализируйте собственную систему тайм-менеджмента, чтобы выявлять ошибки и исправлять их.
16. Время – самый важный и ценный ресурс, поэтому проводите его с пользой и удовольствием.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

И напоследок

В завершение следует отметить, что, помимо установления целей и распределения дел по времени, важным этапом процесса планирования является контроль их достижения. Именно контроль позволяет своевременно корректировать планы так, чтобы они не теряли своей эффективности.

Таким образом, тайм-менеджмент позволяет достичь максимальной производительности труда в рабочее время, преодолеть бесполезные затраты времени. Благодаря этому вы начнете делать только то, что в долгосрочной перспективе позволит построить карьеру и благотворно скажется на вашем бизнесе, а работа станет более систематизированной и плодотворной.

Расставляйте приоритеты

Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.

АБВГД (ABCDE)

А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC)

Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.

Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.

Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.

Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.

С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».

Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.

Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.

Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.

Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.

Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.

Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.

Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.

Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.

Особые рекомендации для женщин

Тайм-менеджмент для представительниц прекрасного пола является относительно новым понятием, предполагающим искусство управлять временными ресурсами с учетом специфики обязанностей, обычно налагаемых на женщин обществом, и психологических особенностей.

Работающей женщине необходимо:

• Не раскачиваться перед работой, лучше прийти пораньше либо выпить кофе на рабочем месте, чем сидеть с коллегами в столовой в начале трудового дня.
• Трудные задания разделять на малые части. Случается, что для написания большого отчета может потребоваться несколько дней, поэтому лучше продумать это заблаговременно, чтобы работа не превратилась в аврал.
• Заниматься сложными делами до обеда, что избавит от переживаний в продолжение дня и груза на душе. 
• Четко осознавать круг должностных обязанностей и не нагружать себя заданиями, не имеющими обоснования.

Работать надо по принципу: 50 на 10, уделяя время отдыху либо переключаясь на спокойную деятельность. Спустя два часа не лишним будет пройтись, что позволит избежать болей в глазах или спине.

Эффективность ≠ Результативность

Часто кажется, что чем больше задач мы выполняем, тем лучше работаем.

Особенно если при этом мы ведем список дел и вычеркиваем из него каждую выполненную задачу. Благодаря таким галочкам мозг получает дополнительную стимуляцию за счет выброса гормонов дофамина и серотонина: мы испытываем удовольствие от выполненной работы и получаем мотивацию на дальнейшее движение. С эмоциональной точки зрения приятнее быть эффективным, чем результативным.

Но значит ли это, что мы тратим время на действительно важные вещи?Иногда в погоне за эффективностью мы забываем о том, каких именно результатов добиваемся. Однако для сбалансированной и продуктивной работы оба этих понятия: эффективность и результативность — крайне важны.

Как правило, легче добиться высоких результатов в том, что мы делаем часто (со временем навык и скорость растут). Иными словами, наша текущая занятость — это та самая зона эмоционального комфорта, из которой не всегда хочется выходить.

Но даже если мы умеем что-то делать и делаем это хорошо — не факт, что мы делаем то, что нам нужно. Порой эффективно мы выполняем вовсе не то, что было бы полезно для нашего роста, — и в итоге не добиваемся того результата, который хотели получить.

Эффективность без результативности так же плоха, как результативность без эффективности.

Совет: усовершенствовать уже существующий процесс и улучшить текущий результат многим людям намного легче, чем рефлексировать над тем, туда ли мы движемся и какого результата хотим достичь. Чтобы научиться мыслить стратегически, в своем плотном графике работы и следования to-do-листам оставьте время для осмысления проделанной работы и ваших дальнейших жизненных целей.

Мыслить короткими спринтами вместо долгих марафонов и «сверять часы» своих внутренних желаний хотя бы раз в месяц — практика, которая позволит вам выявить слабые стороны и поработать над ними.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Методы тайм-менеджмента

Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:

• метод «Альпы»;
• метод «ABC»;
• метод Эйзенхауэра.

Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:

1. Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
2. На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
3. Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
4. На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
5. Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.

В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.

Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода

Закономерности метода ABC включают в себя следующие:

• наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
• важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
• наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.

Закономерности ABC-анализа

Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач

Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.

Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные задачи;
2. Менее срочные, но одновременно важные задачи;
3. Срочные, но менее важные задачи;
4. Менее срочные и менее важные задачи.

В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам

Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения