Как заархивировать почту в outlook

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2020, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт “Файл”

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку “Дополнительно”, на ней будет кнопка “Настройка архивации”

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

• Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
• Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
• Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в “Параметры почтового ящика”, то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

• Очистить почтовый ящик
• Удалять старые элементы

Выбрав пункт “Очистить почтовый ящик” вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт “Удалять старые элементы”, то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Сроки хранения элементов Outlook

Любой элемент Outlook с истекшим сроком хранения обрабатывается в ходе ближайшего сеанса автоархивации, если он специально не помечен как исключенный. Сроки хранения по умолчанию для каждой папки Outlook указаны в этой таблице:

«Входящие» и «Черновики»

«Отправленные» и «Удаленные»

Примечание: для папок, содержащих элементы того же типа, что и Входящие, Календарь, Задачи, Заметки или Дневник, период хранения по умолчанию также составляет шесть месяцев. Это может быть, например, папка почты, которую вы создали для получения отчетов о состоянии от коллеги, или папка контактов, созданная вами для личных контактов.

Определение срока хранения элемента

Начало отсчета срока хранения

Сообщение электронной почты

Дата и время получения или последнего изменения и сохранения сообщения (в зависимости от того, что произошло позднее). Пример изменения сообщения: его отметка как прочитанного или непрочитанного.

Собрание, событие или встреча в календаре

Дата последнего изменения и сохранения элемента (в зависимости от того, что произошло позднее). Повторяющиеся элементы не обрабатываются функцией автоархивации. Независимо от даты последнего сохранения архивироваться будут только элементы календаря, которые уже были.

Дата завершения или последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, которые не отмечены как завершенные, не обрабатываются функцией автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются только после отметки о завершении.

Время последнего изменения и сохранения заметки.

Дата создания записи в дневнике или ее последнего изменения и сохранения.

По умолчанию контакты не архивются. Однако их можно архивировать вручную.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

• открыть Аутлук через браузер;

• в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;

• нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
• письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook

Как архивировать почту Outlook

Введение. Для чего нужна архивация?

Дорогие друзья, прежде чем узнать, как архивировать письма или создать архив почты Outlook 2010, давайте разберёмся для чего это в принципе нужно. Может быть, что вы передумаете это делать. Или же вы, вообще, искали совершенно не это. Поэтому не стоит умалять значение некой теории, потому что так можно избежать лишней работы.

Иногда вам может понадобится архивировать свою почту, чтобы перенести её на внешний накопитель

Для чего же может пригодиться знание о том, как заархивировать письма в outlook 2010?

1. Если вам нужно куда-то сохранить почту, чтобы потом получить к ней доступ. Например, при переустановке операционной системы компьютера или ноутбука.
2. Если есть необходимость открыть письма на другом устройстве, при его смене старого.
3. Также при простом переносе входящих или исходящих сообщений на внешний носитель информации.

Как создать архив писем?

Итак, давайте перейдём к тому, как заархивировать письма в почте outlook 2010:

Для начала, естественно, нужно открыть программу outlook. Для этого кликните по ярлыку запуска приложения в меню «Пуск», затем жмём «Все программы», ищем папку с пакетом офисных программ от Microsoft и уже в открывшемся списке нажимаем на нужный файл левой кнопкой мыши.
Теперь нажмите на вкладку «Файл» в верхней основной панели инструментов приложения

Здесь нам нужен будет такой пункт, как «Открыть».
В появившемся окне экспорта необходимо взять «файл данных outlook».
Обратите своё внимание на то, что в обязательном порядке указываются наименования файлов ваших писем, а также период их создания (то есть, дата).
Выделяем письма, которые вы хотите архивировать, специальной галочкой. Только потом кликаем по кнопке «Архивировать», когда все нужные сообщения выбраны.
Система попросит вас уточнить один из способов архивации. Укажите наиболее подходящий для вас вариант

Не забываем про указание даты архивации в предназначенном для этого месте в диалоговом окне.
Итак, нам с вами удалось создать архив писем в outlook Можете себя поздравить!

Укажите наиболее подходящий для вас вариант. Не забываем про указание даты архивации в предназначенном для этого месте в диалоговом окне.
Итак, нам с вами удалось создать архив писем в outlook Можете себя поздравить!

Давайте немного поговорим о том, что же дальше делать с архивированной почтой. Как было отмечено выше, доступ к этим сообщениям ни в коем случае не закрывается. Вы можете их смотреть, читать и извлекать из них нужную информацию. Такие архивы не имеют ограничений по сроку хранения. Поэтому можете не волноваться по поводу их сохранности.

Найти их можно легко в специальном разделе под непринуждённым названием «Вся почта». Это вполне логично, раз там хранится весь запас писем, включая заархивированные

Обратите также внимание на то, что письма от одного отправителя, которые попали под архив, создадут некую цепь. Сделано это для более удобного и комфортного обращения с архивами. Управление происходит с помощью простой мыши стандартными средствами программы, так что устанавливать сторонние продукты и утилиты вам не нужно будет

Управление происходит с помощью простой мыши стандартными средствами программы, так что устанавливать сторонние продукты и утилиты вам не нужно будет.

Как архивировать письма в MS Outlook

Так как дисковое пространство на серверах корпоративной электронной почты не безгранично то, как правило, для хранения электронных писем пользователю выделяется определенный лимит памяти. А это значит, что активному пользователю данного сервиса рано или поздно неизбежно придется столкнуться с необходимостью освобождать место для новых писем. Чтобы освободить почтовый ящик, придется либо поудалять старые письма, либо переместить их в другое хранилище, например, на локальный диск, то есть заархивировать их. Удаление писем поштучно вручную дело очень трудозатратное и потребует немало времени

Удалить же все одним махом проще, но велика вероятность потерять что-то важное. Поэтому самым правильным решением в данной ситуации будет конечно же архивирование

Такой вариант будет уместнее еще и потому, что процедуру архивирования можно автоматизировать с выбранными параметрами.

Сообщения с сервера о необходимости освободить место

В одной из наших статей мы показывали, как автоматизировать архивацию писем в почтовом клиенте Mozilla Thunderbird, в этой же расскажем, как архивировать письма в MS Outlook. В последнем это делается проще, так как все необходимые для архивации инструменты уже встроены в почтовый клиент. И сразу отметим, что настройки архивации будут возможны только при пользовании ящиком через программу (почтовый клиент). Если Вы используете для входа в свой почтовый ящик web-браузер, то настроить архивацию на локальный диск не получится и придется освобождать ящик, вручную удаляя ненужные письма.

Web-интерфейс MS Outlook

А теперь наконец перейдем к настройкам архивации в MS Outlook. Открываем программу, переходим во вкладку «Файл» и выбираем из списка пункт «Параметры».

В параметрах выбираем пункт «Дополнительно» и жмем кнопку «Настройка автоархивации».

В открывшемся окошке производим все необходимые настройки по Вашему усмотрению. В нашем примере мы оставили периодичность архивирования по умолчанию – раз в две недели, отметили галочкой пункт «показывать папку архива в списке папок» для того, чтобы была возможность искать старые письма в архиве. И конечно же указали расположение будущего архива. У нас это будет папка Outlook на локальном диске D. Затем можно нажать кнопку «Применить настройки ко всем папкам», чтобы автоматически архивировались все папки в Вашем ящике (входящие, отправленные, удаленные и другие). По окончанию настроек не забываем нажать «ОК», чтобы они сохранились.

Согласно произведенным настройкам следующая архивация запуститься в автоматическом режиме через 14 дней с момента сохранения настроек. Но, так как ящик нам нужно освободить уже сейчас, поэтому посмотрим, как принудительно запустить архивацию писем в выбранную папку на локальном диске. Чтобы это сделать перейдем во вкладку «Файл», выбираем из списка пункт «Сведения» и в разделе «Очистка почтового ящика» находим кнопку «Архивировать».

Нажав ее, выпадет окошко, в котором будет предложено выбрать папку, которую необходимо заархивировать или же сделать архив сразу всех папок, согласно настройкам, которые мы делали на предыдущем шаге. Так же мы можем выбрать дату, письма созданные и полученные до которой следует добавить в архив. При необходимости, на этом шаге мы можем также поменять папку для сохранения архива (путь по умолчанию будет предложен тот, который был указан в настройках).

После того, как письма будут заархивированы, мы увидим объем освободившегося в итоге дискового пространства.

Если этих мер будет недостаточно, можно повторить операцию архивирования, выбрав более близкую дату или прибегнуть к дополнительным средствам очистки почтового ящика. Например, очистить папку «Удаленные».

Надеемся, что предложенные рекомендации Вам пригодятся

Спасибо за внимание

Как сохранить письма в Outlook

Сохранить вашу почту из Outlook можно двумя способами: сохранение определённого письма и полный экспорт всех писем и пользовательской информации.

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты — это именно тот способ, который обычно понимают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таким образом сохранять всю свою почту.

1. Выделите нужное вам письмо (нажмите левой кнопкой мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл».

2. Нажмите «Сохранить как».

3. Откроется стандартное окно сохранения документа. Сохраните письмо в нужное вам место.

Как выделить несколько писем

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

• чтобы выделить несколько определённых писем, нажимайте на каждое из них с зажатой клавишей Ctrl;
• выделить все письма в группе можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтобы команда общего выделения применилась именно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот способ подразумевает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

1. Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — «Экспортировать».

2. Выберите «Экспорт в файл».

3. Выберите «Файл данных Outlook».

4. Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки». Экспорт с нескольких ящиков за один раз невозможен.

5. Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово».

6. В следующем окне вам предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK.

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует собственный pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта. Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть расположен в разных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2016 и 2013:

• диск:\Пользователи\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
• диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
• диск:\Users\<имя пользователя>\Documents\Файлы Outlook;
• диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Мои документы\Файлы Outlook\;
• диск:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

• диск:\Пользователи\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
• диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

• используя возможности веб-интерфейса;
• через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».
2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

Работа с файлами данных

В программе Microsoft Office Outlook 2003 был представлен новый формат файла личных папок – «Файл личных папок Microsoft Outlook (.pst)», обеспечивающий большую вместимость хранилищ элементов и папок, а также многоязыковую поддержку данных Юникод. «Файл», созданный в формате файла личных папок Microsoft Outlook (.pst), не может использоваться в более ранних версиях Microsoft Outlook.

Чтобы создать файл данных, совместимый с предыдущими версиями Microsoft Outlook, следует использовать формат файла личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (.pst). Данный формат совпадает с форматом файлов в более ранних версиях службы Outlook. Он не обеспечивает многоязыковую поддержку данных Юникод, а так же предоставляет такую же вместимость хранилищ элементов и папок, что и в предыдущих версиях службы. Любой файл данных, кроме используемого в качестве хранилища по умолчанию, может быть сохранен, скопирован или перемещен в другую папку на локальном жестком диске, на гибком диске или в сетевой папке. Однако следует помнить, что для открытия файла личных папок (.pst) в сетевой папке требуются разрешения на чтение и запись.

Если требуется доступ к любому файлу данных на сетевом диске или на другом компьютере, закройте все программы, в которых может использоваться этот файл. Доступ к файлу данных может одновременно получить только один пользователь или одна программа. Файлы данных не поддерживают носители, предназначенные только для чтения.

В диалоговом окне Файлы данных Outlook (меню Файл, команда Обработка файла данных) отображаются только файлы данных, созданные пользователем. «Используемый по умолчанию файл данных» (Outlook.pst) не отображается в этом списке. При создании pst-файла ему может быть назначен пароль, который будет обеспечивать безопасность и запрещать просмотр данных другим пользователям. Установите флажок Сохранить пароль в списке паролей, чтобы отменить запрос на ввод пароля при каждом запуске файла. Используйте надежные пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Например, надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его.

Если учетная запись пользователя Microsoft Windows не защищена паролем или другие пользователи имеют доступ к данной учетной записи, снимите флажок Сохранить пароль в списке паролей.

Если требуется использовать для организации элементов Outlook особые папки, могут быть созданы дополнительные файлы данных. Например, все сообщения из определенной организации могут храниться в отдельном файле данных. При создании файла данных для него может быть введено любое имя. По умолчанию используются имена Личные папки(1).pst, Личные папки(2).pst и так далее. Для папки, связанной с файлом данных, может быть задано любое имя. По умолчанию для папки, которая отображается в списке папок Microsoft Outlook, используется имя Личные папки.

Кроме того, средство авто-архивации позволяет перемещать элементы в файл архива Archive.pst. В отличие от экспорта, когда элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки, при архивации элементы копируются в файл архива и удаляются из текущей папки. Средство авто-архивации позволяет настроить расписание и выполнять архивацию нескольких папок одновременно через равные промежутки времени.

Служебная программа PST Backup позволяет создавать точную копию файла данных pst в том же формате, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Microsoft Outlook должно отображаться напоминание о создании резервной копии файла. Резервная копия может использоваться для восстановления текущего файла pst в случае повреждения или удаления. Эту служебную программу можно загрузить с web-узла Microsoft Office. Чтобы размер файла личных папок уменьшился после удаления из него элементов, файл необходимо сжать.

Файл данных позволяет получить доступ к таким сведениям, как контакты, с другого компьютера или предоставить доступ к ним другим пользователям. Проще всего сделать это, экспортировав данные в файл pst с помощью мастера импорта и экспорта.

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт «Файл»

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

• Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
• Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
• Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в «Параметры почтового ящика», то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

• Очистить почтовый ящик
• Удалять старые элементы

Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик» вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт «Удалять старые элементы», то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Июл 30, 2017 09:00

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

• http://composs.ru/kak-zaarxivirovat-pochtu-v-outlook/
• http://pyatilistnik.org/configuring-outlook-archiving/
• https://lumpics.ru/how-to-archive-outlook-email/