Как вставить подпись в microsoft office word

Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде

Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.

Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.

Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:», а с новой строки вставить пустые строки.

Дальше перейдите на вкладку «Вставка», в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office».

В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК».

Откроется окно «Настройка». В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК».

В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Как подписать файл, с помощью ЭЦП

Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.

Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать».

В следующем окне жмите «ОК».

Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.

Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.

Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок».

Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать».

Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать».

Подтвердите создание подписи.

После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный», и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.

Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи». Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке «Требуемые». Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные».

Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.

Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.

Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.

После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке «Требуемые».

Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать». Затем выполните все описанные выше действия.

Как подписать весь документ

Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.

Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл» , затем «Сведения» . Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись» .

Нажмите «ОК» в появившемся окне.

Дальше можете заполнить поле «Цель» . Если сертификат выбран правильно, нажимайте «Подписать» , если нет – кнопку «Изменить» .

В окне подтверждения жмите «ОК» .

Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.

Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.

Думаю, Вам все понятно, и теперь Вы точно сможете добавить или строку для вставки ЭЦП в текст, или самостоятельно подписать электронной подписью нужный файл.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Чтобы сделать электронную подпись внизу текста в word существует два пути:

Первый:

1. Во вкладке Вставка в блоке Текст ищете Строка подписи и нажимаете

1. Соглашаетесь с информацией в диалоговом окне.

1. Вписываете необходимые сведения и нажимаете ОК.

1. В итоге получаете вот такое место для автографа, где можно подписывать документ:

Соответственно ставите подпись над чертой. Можно добавить картинку из Способа №1, предварительно сохранив её на компьютере, при помощи настроек. И тогда получится вот так:

Второй путь:

1. В левом верхнем углу нажимаете на характерную кнопку, ищете строку Подготовить и в выпадающем списке выбираете Добавить цифровую подпись

1. Соглашаетесь с информацией в диалоговом окне.
2. В следующем окне выбираете второй пункт и подтверждаете

1. Далее нажимаете Подписать

1. Если все сделано верно, то справа появится окно, в котором отображается информация о подписях документа.

Как подписать документ Word

Проблема заверения документа, созданного в Word, чаще возникает при работе на выезде, когда нет возможности расписаться на бумажном варианте или нотариально заверить заявление. У владельца ЭЦП имеется только текстовый редактор и созданный документ. Проблема решается относительно просто при достаточной квалификации сотрудника и наличия доступа к интернету. Существует широкий набор возможностей, как вставить ЭЦП в текстовый документ.

В КриптоПро CSP

Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через “КриптоПРО CSP”, требуется наличие инсталлированного пакета “КриптоПРО”, сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.

КриптоПро CSP – линейка шифровальных программ.

Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:

• открыть файл, зайти в “Сведения”, кликнуть “Добавить ЭЦП”;
• выбрать требуемый файл ЭЦП, ввести, при необходимости, комментарий и кликнуть “Подписать”.

При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.

В КриптоПРО Office Signature

В данном способе применяется предварительно инсталлированный “КриптоПРО Office Signature”:

• пользуясь этим плагином, следует запустить файл, выбрать “Добавить цифровую подпись”;
• задействовав файл ЭЦП, как в способе выше, комментируем, если нужно, и даем команду “Подписать”.

КриптоПро Office Signature – этот продукт предназначен для проверки и создания электронной цифровой подписи.

В КриптоАРМ

Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс “КриптоАРМ”. Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет “КриптоАРМ”, нужно:

• открыть программу “КриптоАРМ” и указать “Подписать”;
• изучить указания мастера создания ЭЦП, перейти “Далее”;
• сделать “Выбор файла” и продвинуться “Далее”;
• открыть файл для подписи и переместиться “Далее”;
• указать тип файла, выбрав “Выходной формат”, кодировку оставить без изменений, а для передачи по почте файл сжимают в формат ZIP либо меняют место сохранения;
• приложить собственные комментарии в разделе “Параметры”, там же поставить галочку, выбрав тип ЭП, присоединенной (к первоначальному файлу) или отсоединенной (будет сохранена отдельно), заполнить прочие поля, после чего нажать “Далее”;
• сделать клик на пункте “Выбрать” и задать сертификат подписи, завершив шаг нажатием кнопки “Далее”;
• в открывшемся окне с кратким описанием введенных параметров нажать “Готово”. При многократных повторениях параметры удобно записать в свой профиль.

КриптоАРМ – это программа для электронной подписи и шифрования файлов и документов.

Через КриптоКонтур

Онлайн-сервис предоставляет много услуг, в т.ч. простое заверение документов. Установки ПО на компьютер не требуется. Исполнителем бесплатной услуги является “Контур.Крипто”. Программа создает и проверяет цифровую подпись, шифровку и расшифровку файла. Через сервис подписываются пакеты файлов либо архивов, можно заверять документы электронными подписями нескольких человек. Для работы с софтом требуется только регистрация на сайте. Для шифрования нужна дополнительная установка соответствующего ПО.

Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:

• файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
• выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
• кликаем “Подписать” – в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
• при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в “Контур.Крипто”. При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.

КриптоКонтур – бесплатное подписание документов ЭЦП, проверка электронных подписей.

Ограничения, налагаемые сервисом “Контур.Крипто”:

• максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
• формируется только отсоединенная подпись;
• работа только в ОС Windows;
• ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.

Добавление машинописного текста к подписи

Если нужно сделать частью подписи должность, номер телефона, адрес электронной почты или другие сведения, сохраните их вместе с изображением как автотекст.

Введите нужный текст под вставленным изображением.

Выделите изображение и введенный текст.

На вкладке Вставка

нажмите кнопкуЭкспресс-блоки .

Выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков

. Откроется окноСоздание нового стандартного блока .

В поле Имя

введите имя блока подписи.

В списке Коллекция

выберите пунктАвтотекст .

Нажмите кнопку ОК

Когда нужно будет использовать подпись, расположите точку вставки там, где нужно вставить блок подписи.

На вкладке Вставка

нажмите кнопкуЭкспресс-блоки , выберите пунктАвтотекст и щелкните имя нужного блока подписи.

Настройка сочетания клавиш

Сочетание клавиш можно настроить и в другой версии Ворд. Если вы часто используете подстрочные и надстрочные надписи, то это рекомендуется сделать. К тому же, в ворде 2003 «горячие» клавиши так же могут не работать. Чтобы исправить это:

• Откройте раздел «Сервис» и щелкните по «Настройка»;
• Выберите «Клавиатура»;
• Слева нажмите «Категории» и выберите «Правка»;
• Справа нажмите на ту команду, которую вы хотите настроить. Нажав на нее, вы увидите список текущих сочетаний клавиш для этой команды (если они есть);
• Введите в поле «Press new shortcut key» удобное для вас сочетание клавиш, а затем кликните «Назначить».

Таким образом, можно настроить сочетание клавиш для любой команды. Если какими-то функциями вы пользуетесь часто, а стандартные «горячие» клавиши кажутся вам неудобными, вы вполне можете задать команде новую комбинацию. Например, выделение текста курсивом – «Ctrl+I», или функция повторить ввод – «Ctrl+Y». Это не слишком удобные сочетания, особенно если вы их часто используете. Но в окне настроек эту ситуацию легко исправить. Таким образом, использование Ворда принесет вам массу пользы. На создание одного и того же документа в данном редакторе у вас будет уходить гораздо меньше времени, что при работе в других приложениях.

Для вставки подстрочной или надстрочной надписи в Ворде существует два способа. Если вы используете другое приложение, то метод только один – использование юникод таблицы. В любом из вариантов при постоянном использовании данных функций вставка индекса не занимает много времени и происходит практически автоматически.

Как сделать линию для подписи в Ворде — 1 способ

В документах часто используется линия для подписи в Ворде. Линия для подписи может быть с сопутствующим текстом или выводится в качестве отдельного абзаца без текста.

Линия для подписи не добавляется в документ согласно современному ГОСТ, но этот элемент часто встречается в делопроизводстве.

Существует несколько способов для добавления линии в документ.

Вам также может быть интересно:

• Как перевернуть текст в Word — 5 способов
• Word онлайн бесплатно — 5 способов

Рассмотрим простой способ для добавления линии для подписи с сопутствующим текстом, выполняемый с помощью создания таблицы:

1. На панели настроек войдите в меню «Вставка».
2. В группе «Таблица» нажмите на кнопку «Таблица».
3. В окне выделите два столбца в одной строке.

1. На странице появилась строка с двумя столбцами. Нам нужно заполнить столбцы нужными данными.

1. Введите в первый столбец необходимый текст, например, название должности.
2. Удерживайте клавишу «Shift» и одновременно нажимайте на клавишу «—» (тире), находящуюся в цифровом блоке клавиатуры. Сделайте линию подходящей длины.
3. Нажмите на пробел (пробел можно не нажимать, это зависит от того, какие расстояния вы желаете иметь между элементами подписи).

1. Дальше можете оставить пустое место или написать фамилию с инициалами.

Если нужно, перетащите края таблицы, чтобы элементы в ячейках сдвинулись ближе друг к другу.

Нам необходимо убрать края таблицы, чтобы они не отображались в документе. Для этого, проделайте следующее:

1. Выделите таблицу.
2. Кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню нажмите на «Свойства таблицы…».

1. В окне «Свойства таблицы», во вкладке «Таблица» нажмите на кнопку «Границы и заливка…».

1. В окне «Границы и заливка», во вкладке «Граница», в разделе «Образец» удалите все границы таблицы, нажимая на границы курсором мыши.

1. Нажмите в обоих окнах на кнопку «ОК».

В документе Word появилась линия для подписи с сопутствующим текстом.

Как создать электронную подпись и использовать ее в электронном документообороте

Межкорпоративный документооборот – способ передачи юридически значимых сведений от одного предприятия к другому (business-to-business), производимой с помощью электронных ресурсов. Такой обмен интенсивно внедряется в сферу отношений между организациями коммерческого сектора, поскольку он имеет многочисленные преимущества перед бумажной формой:

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

В своей деятельности организации практически ежедневно оформляют и передают друг другу следующие виды документов:

• Юридически значимые письма;
• Соглашения (иные документы, оформляющие сделки);
• Счета на оплату;
• Товарные и товарно-транспортные накладные;
• Акты выполненных работ (услуг);
• Акты сверки взаиморасчетов;
• Счета-фактуры.

Как подписать ЭЦП документ?

Прежде чем подписать вордовский документ ЭЦП, необходимо полностью завершить его редактирование и сохранить, так как после подписания документ будет доступен только для чтения. Теперь переходим к тому, как подписать
документ Ворд ЭЦП. Из верхнего меню нужно выбрать Сервис – Параметры – Безопасность, нажать на Цифровые подписи – Добавить. В окне следует выбрать пользователя, чьей ЭЦП планируется подписать документ Word, и нажать ОК. После этого в правой нижней части документа должен появиться значок, подтверждающий, что ваш документ Ворд подписан и содержит ЭЦП.

Смотрите видеоурок

Узнайте, как подписать документ в цифровой форме. Вот шаги для добавления. Если вы ищете решение, вы можете найти его здесь. Это дает уникальную возможность создавать электронные документы с аналогичной безопасностью для традиционных бумажных документов.

Подпись с использованием нового цифрового удостоверения

Целостность Проверка неконкурентоспособности.
. Если вы держите такой документ в своих руках, вы можете быть уверены, что он действительно исходит от отправителя и что контент не был изменен каким-либо образом с момента подписания. После этого вы должны сначала прочитать в своем частном сертификате, т.е. импорт.

Это было описание схемы, используемой в том случае, когда требуется подписать ЭЦП документ Word 2003. Если используется другая версия, то для подписи ЭЦП
документа Word 2007 нужно зайти в меню Пуск, выбрать Подготовить – Добавить электронную подпись, а после отображения информационного сообщения нажать ОК – Изменить, выбрать сертификат подписи и подтвердить. Для отображения подписи необходимо, чтобы у адресата была та же версия Word, что и у отправителя, либо нужно будет использовать плагин КриптоПро Office Signature (для Word 2010).

Если в вашем файле есть определенные специальные символы, например восклицательный знак, могут возникнуть проблемы со швейцарской клавиатурой; в этом случае введите пароль, используя вырезать и вставить! Импорт предполагает, что корневой сертификат эмитента сертификата существует на вашем компьютере.

Подробное руководство можно найти в справке «Как сделать». В качестве введения мы рекомендуем следующие темы. На немецком языке: проверьте подпись. Используемые квалифицированные подписи эквивалентны подписям в соответствии с Австрийским законом о подписи. Это гарантирует подлинность и целостность документов даже в электронной форме.

Для того чтобы подписать ЭЦП документ Word 2010, потребуется зайти в Файл – Сведения – Добавить цифровую подпись (КриптоПро). Как выглядит документ, подписанный ЭЦП? Если подписанный вложенный документ передается адресату, то он получает сам файл и файл подписи. Для проверки подписи отправитель и адресат должны заранее обменяться открытыми ключами. При получении письма, подписанного ЭЦП, почтовая программа сама сообщает о том, что сообщение подписано.

В соответствии с полномочиями подписи документы подписываются ответственными лицами с их персональными квалифицированными сертификатами, использующими блоки обеспечения безопасности подписей. Подписи представлены в документе в сигнатурном блоке, который содержит всю существенную информацию и более подробно объясняется ниже.

Структура блока подписи сопоставима с официальной подписью. Замечание об инспекции: Ссылка на эту страницу. Если документ подписывается несколькими лицами, для каждого подписавшего будет вставлен отдельный блок подписи. Для подписи используется метод, который позволяет извлекать текстовый контент, его безопасный показ в «защищенном зритетеле» и квалифицированную подпись в текстовом контенте. На самом деле подписываются только те данные, которые представлены в тексте в тексте.

Как сделать линию для подписи в Ворде — 1 способ

В документах часто используется линия для подписи в Ворде. Линия для подписи может быть с сопутствующим текстом или выводится в качестве отдельного абзаца без текста.

Линия для подписи не добавляется в документ согласно современному ГОСТ, но этот элемент часто встречается в делопроизводстве.

Существует несколько способов для добавления линии в документ.

Вам также может быть интересно:

• Как перевернуть текст в Word — 5 способов
• Word онлайн бесплатно — 5 способов

Рассмотрим простой способ для добавления линии для подписи с сопутствующим текстом, выполняемый с помощью создания таблицы:

1. На панели настроек войдите в меню «Вставка».
2. В группе «Таблица» нажмите на кнопку «Таблица».
3. В окне выделите два столбца в одной строке.

1. На странице появилась строка с двумя столбцами. Нам нужно заполнить столбцы нужными данными.

1. Введите в первый столбец необходимый текст, например, название должности.
2. Удерживайте клавишу «Shift» и одновременно нажимайте на клавишу «—» (тире), находящуюся в цифровом блоке клавиатуры. Сделайте линию подходящей длины.
3. Нажмите на пробел (пробел можно не нажимать, это зависит от того, какие расстояния вы желаете иметь между элементами подписи).

1. Дальше можете оставить пустое место или написать фамилию с инициалами.

Если нужно, перетащите края таблицы, чтобы элементы в ячейках сдвинулись ближе друг к другу.

Нам необходимо убрать края таблицы, чтобы они не отображались в документе. Для этого, проделайте следующее:

1. Выделите таблицу.
2. Кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню нажмите на «Свойства таблицы…».

1. В окне «Свойства таблицы», во вкладке «Таблица» нажмите на кнопку «Границы и заливка…».

1. В окне «Границы и заливка», во вкладке «Граница», в разделе «Образец» удалите все границы таблицы, нажимая на границы курсором мыши.

1. Нажмите в обоих окнах на кнопку «ОК».

В документе Word появилась линия для подписи с сопутствующим текстом.

Использование КриптоАРМ

КриптоАРМ – это специальная утилита, которую используют, чтобы производить электронное шифрование и подписывать документы, соблюдая все правила и регламенты. Данной программой часто пользуются, чтобы подписать вордовский документ, а также вернуть свой документ в режим редактирования. Для того, чтобы установить электронную печать нужно соблюсти следующий порядок действий:

1. На компьютере утилита КриптоАРМ уже должна быть установлена и авторизирована (если требуется).
2. Навести курсор на нужный файл и правой кнопкой мыши нажать на него. После чего появится список задач и функций, среди них выбрать ту, где есть иконка КриптоАРМ.
3. Появится новое окно, где также будет список функций и задач. Тут уже нужно выбрать требуемое действие, а именно вкладку «Подписать».
4. Дальше будет загрузка и откроется рабочая панель. Тут нужно выбрать файл, если в списке нет нужного документа, то добавить его. В этом же окне можно просмотреть файл и проверить его перед началом процесса.
5. Следующее окно – это панель с настройкой формата печати. Чаще всего здесь менять ничего не нужно, но если есть перечень обязательных настроек, то тут их следует установить. Когда все будет готов, надо нажать «Далее».
6. Появляется еще одно окно настроек. Тут настраивается внешний вид печати и иные параметры. Здесь можно поместить печать в сам документ или создать для нее отдельный. Также настраивается с учетом индивидуальных нужд.
7. Дальше выбирается сертификат для подписи. Если он есть, то значит печать будет отображаться, если сертификата нет, его нужно установить. Во вкладке «Посмотреть» можно проверить, как будет выглядеть ЭЦП.

В итоге появится окно, где будет представлен полный перечень всей информации. Если все в порядке, то надо нажать «Завершение», если есть несостыковки, то надо вернуться к нужному шагу и исправить параметр. После завершения процесса, на документе будет иметься печать и изменить ее можно будет только с помощью приложения, имея соответствующий доступ.

Как подписать документ электронной подписью в Word

Это самый простой вариант, которым чаще всего пользуются владельцы ЭП. Если документ уже готов, его просто нужно открыть. В другом случае придется набирать текст самостоятельно. При этом стоит соблюдать следующие рекомендации:

1. Проверить текст на наличие любых ошибок.
2. Обязательно перепроверить всю юридически значимые данные.
3. Просмотреть правильность составления формулировок.

Осторожно! Версия Word должна соответствовать версии программного обеспечения, установленного для работы с электронной подписью.

В техническом аспекте документ, созданный в этой программе, отличается от других форматов, поэтому просто так поставить электронную подпись не получится. Для этого пользователю придется выделить основную часть документа:

1. Курсор мышки нужно поместить перед текстом.
2. Кликнуть в раздел «Вставка» и выбрать «Таблицы».
3. Нужно выбрать опцию «Создать новую» в 1 ячейку и самостоятельно настроить ее размер.
4. Далее следует перейти в «Конструктор таблицы». Его расположение зависит от версии Word. Там получится выбрать вид и ширина границ. Это нужно для приведения документа к определенным стандартам, можно оставить начальные настройки.

После этого документ готов к вставке электронной подписи. Его можно сохранить как шаблон для экономии времени.

Есть несколько способов того, как подписать документ электронной подписью в Word. Выбор зависит от разновидности документа и требований к его оформлению. Для вставки ЭП можно использовать встроенные инструменты Word или стороннее программное обеспечение.

Первый вариант подходит для работы с документами стандартного образца и если отчетности не слишком много. При большом объеме использовать встроенные инструменты будет неудобно, потому что вставка электронной подписи происходит вручную.

Преимущество второго варианта — автоматизация всех процессов. Но есть существенный недостаток — стоимость, потому что специализированного ПО для работы с электронной подписью нет. Причина — в безопасности данных и шифровании данных. Некоторые разработчики предоставляют пробные демо-версии своего продукта или дают возможность скачать программу с ограниченным доступом к ее функционалом.

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

создает документ и подготавливает его к подписанию;

в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;

затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.

Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:

в подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/«Добавить ЭЦП»;

далее выберите сертификат и нажмите «Подписать». Если нужно оставить сообщение о составе подписи или комментарий о цели подписания, то его указывают в соответствующей строке.

Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »

автоматически откроется инструкция мастера создания ЭЦП, с которой нужно ознакомиться и нажать «Далее»;

затем пользователю необходимо выбрать нужный файл и еще раз нажать «Далее»;

после этого нужно выбрать подписываемый файл;

в окне «Выходной формат» указывают дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат сохранения или место сохранения результата. Если требований нет, то нужно просто нажать «Далее»;

затем пользователь выбирает сертификат, при необходимости вводит пароль ключевого контейнера, и снова нажимает «Далее»;

в новом окне необходимо проверить данные, необходимые для создания ЭЦП. Если все верно, то нажать «Готово».

Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).

Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки. Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб. Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.

Как подписать документ:

• зайти на страницу выбранного сервиса и загрузить документ, который нужно подписать;
• открыть строку подписи и выбрать сертификат;
• создать файл с электронной подписью. Сразу после нажатия «Подписать» создается папка с исходным документом и дополнительный файл с расширением .sig. Файлы доступны для скачивания на ПК.

Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе. Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.

Как поставить подпись в Ворде с помощью строки подписи

Сейчас мы разберем, как сделать подпись в Word при помощи встроенного элемента «строка подписи».

В окне программы Word выполните следующие действия:

1. Кликните правой кнопкой мыши в нужном месте документа, куда необходимо вставить строку подписи.
2. Откройте меню «Вставка».
3. В группе «Текст» нажмите на кнопку «Строка подписи».

1. В окне «Настройка подписи» заполните поля: «Предложенный подписывающий», «Должность предложенного подписывающего», а при необходимости, «Адрес электронной почты предложенного подписывающего».

После применения настроек, в документе появится строка подписи со знаком «Х» в том месте, где нужно расписаться.