Проектный менеджер: как не быть специалистом в it

Функционал специалиста

Чтобы более подробно представить стандартный рабочий процесс проджект-менеджера, я предлагаю рассмотреть его функционал последовательно по действиям:

• знакомство с бизнесом, изучение и анализ рыночной ситуации и конкурентов;
• выявление предпочтений клиента и разработка плана действий;
• составление бюджета и согласование его с заказчиком;
• подбор команды исполнителей;
• составление технических заданий для каждого участника проекта с указанием сроков;
• промежуточный контроль за выполнением заданий (проведение мозговых штурмов и планерок с исполнителями);
• разрешение спорных вопросов и выбор оптимальных решений при наличии нескольких вариантов;
• участие в тестировании  и принятие решений о доработке или принятии проекта;
• подготовка итоговой презентации и сдача заказа.

И на протяжении всех этапов работы над проектом PM должен решать все возникающие текущие проблемы.

Если общий срок  готовности проекта устанавливает заказчик, то промежуточные этапы – на контроле у проджект-менеджера.  Именно от того, насколько грамотно он распределяет работу между исполнителями с учетом их профессиональных возможностей, и  устанавливает реальные сроки, зависит общий успех проекта и сдача его в срок, а не в режиме дедлайна.

Airtable

Airtable is a cloud-based, collaborative work management solution. Teams can view tasks on a grid (similar to a spreadsheet), calendar, Kanban board, or gallery. Key features include task management, collaboration, reporting/project tracking, and time tracking.

The central component of Airtable is bases, which contain all the data you need for a project. Bases are made up of a collection of tables, and each table covers a particular aspect of the project. Tables contain fields (file attachments, checkboxes, etc.) and records (relevant data points you’re tracking).

• Free plan: Includes unlimited bases, 1,200 records per base, 2GB of attachment space per base, and two weeks of revision and snapshot history, as well as real-time collaboration and commenting.
• Paid plans: Includes additional records per base, more attachment space, and longer revision history, as well as priority support and access to “blocks,” modular apps that extend the functionality of bases. The paid plans are per user, per month, and the next tier up from the free version is $10 per user, per month.

Access Airtable via multiple devices (Source)

Hitask

If your team isn’t large and don’t want to pay for project management, take a look at Hitask. This simple project management software is free for up to five users and gives you unlimited tasks and projects.

You’ll also get half a gigabyte of space.

Any downsides? 

Hitask’s free plan doesn’t allow any sharing.

Clearly, sharing is caring isn’t one of their mottos!

What people think about Hitask:

“This product is very easy to use, but the user interface is not very intuitive. The pricing is fair, considering what you will get in return. If you plan to use this for a personal reason, then this tool may be sufficient.” – Capterra

Asana

Asana is a cloud-based project and task management solution that helps companies manage and organize tasks and projects, communicate, and collaborate. It’s helpful for teams and companies that handle multiple projects at a time, and it can serve companies of any size.

Features include task management, reporting, automatic notifications, a customer portal, collaboration tools, dashboards, a mobile app, document management, and task assigning. Asana also includes an inbox feature that captures all updates generated automatically by the software.

Asana can be accessed through mobile devices such as laptops, tablets, and smartphones. It can also be accessed on both Android and iOS smartphones.

Asana can be integrated with various applications such as Dropbox, Slack, Gmail, and Zapier. It has a 100MB limit per individual attachment.

• Free plan: Includes up to 15 users and allows list, board, and calendar view, time tracking, and 100+ free integrations. It also includes unlimited tasks, projects, and the activity log.
• Paid plans: Upgrades start at $13.49 per user, per month. Paid plans include things such as advanced integrations, dashboards, and custom branding.

Task list in Asana (Source)

Инструменты для управления проектами

Программное обеспечение, доступное на рынке, может немного упростить вашу работу в качестве руководителя проекта. Давайте рассмотрим несколько видов программного обеспечения и то, как вы можете использовать его для управления проектами.

В самых простых проектах некоторые люди используют электронную таблицу Excel или Google. Однако для большинства проектов наиболее известными программами управления проектами являются Microsoft Project и Oracle Primavera. Обе эти программы имеют множество функций для настройки и управления расписанием проекта.

Когда вы думаете о документах, которые создаются в течение жизни проекта, вы понимаете, что программа обработки текстов является неотъемлемой частью вашего программного обеспечения в управлении проектами. Хотя каждый проект уникален, проектная документация все равно часто используются от проекта к проекту. Вы можете создавать шаблоны документов, чтобы вам не приходилось каждый раз начинать с нуля.

Программа для работы с электронными таблицами – это еще одна необходимая программа для всех видов расчетов и анализа

Например, вы можете составить электронную таблицу, чтобы проанализировать риски, с которыми сталкивается ваш проект, и выяснить, на какие из них следует обратить внимание

Поскольку над проектом работает команда людей, вам нужен какой-то инструмент для совместной работы. Basecamp и Microsoft SharePoint – это всего лишь два инструмента для совместной работы, которые можно использовать для обмена файлами с другими людьми, решать проблемы или управлять рабочим процессом.

Если вы работаете над очень большими проектами или находитесь в организации, в которой одновременно разрабатываются десятки или даже сотни различных проектов, вам следует подумать о вышеперечисленном программном обеспечении для управления проектами.

Эти программы позволяют вам находить ресурсы с необходимыми навыками и видеть, какие ресурсы доступны для работы. Они также помогают отслеживать риски, проблемы и другую информацию, и даже создавать библиотеки документов, чтобы члены команды могли легко найти нужную им информацию.

Мы лишь кратко коснулись некоторых доступных вариантов программного обеспечения

Если вы ищете программы для использования, примите во внимание культуру и рабочую среду вашей организации, стоимость, количество проектов, которыми вы управляете, и их сложность

На этом мы заканчиваем с первой главой. Вторую часть вы можете почитать в статье: «Основы управления проектами. Структура проекта. Часть 2».

The Ins & Outs of Project Planning

During our second week, we’ll start digging into the details, focusing on how to develop a project plan. We’ll understand why we plan and what a plan should or should not include. We’ll discuss the process of scoping out a project and see tools that can help us identify what should be included in our project. We’ll learn about sequencing project tasks and the nature of the dependencies among project activates. We’ll learn how to determine a project’s duration and critical path, how it is determined, and why it is useful. We’ll see how we should schedule a project and, finally, we’ll review how you can make changes to a plan to support your overall project objectives.

Hours to complete
2 hours to complete

Reading
9 videos (Total 57 min), 1 reading, 1 quiz

See All

Достоинства и недостатки профессии

Менеджер проектов – должность не для каждого. Работа сложная, зато многоплановая и интересная.

Плюсы:

1. Саморазвитие. Не бывает двух одинаковых проектов – это значит, что проект-менеджеру нужно подстраиваться, “прокачивать” свои старые навыки и приобретать новые.
2. Самореализация. Можно выдвинуть свои бизнес-идеи и смотреть, как задумка воплощается в жизнь – это вдохновляет и мотивирует.
3. Возникновение полезных связей с людьми из разных сфер деятельности.
4. Высокая заработная плата.
5. Карьерный рост. Можно стать топ-менеджером компании или взяться за более дорогой проект.

Минусы:

1. Стресс. Проект-менеджеру нужно думать обо всем и сразу. Решение каждой проблемы ложится на его плечи. Плюс не все заказчики оказываются “белыми и пушистыми”.
2. Ответственность. Если проект провалится, виноват менеджер проектов. А если достигнет успеха, то славу разделят все.
3. Давление. Заказчик хочет одно, начальник – другое, коллеги – третье. Не каждый сможет угодить всем и выдержать такое давление.

Суть проектного управления, ее особенности

Проект в проектном менеджменте (project in project management) – ряд мероприятий, работ, планов и других заданий, ограниченный во временном, ресурсном и финансовом плане и направленный на разработку и создание продукта, имеющего признаки уникальности. Его основными признаками являются:

• единоразовость, а не повторяемость;
• ориентация на достижение определенного конечного результата
• уникальность конечного продукта;
• наличие «тройственной ограниченности» – времени, стоимости и содержания, реализуемый замысел всегда имеет четкое начало и конец;
• значительное количество процессов, связанных между собой в различных комбинациях и требующих координации.

Такого рода управление внедряется для того, чтобы повысить конкурентоспособность организации или предприятия, разработать не имеющий аналогов инновационный продукт, повысить эффективность всех уровней взаимоотношений в компании. Политика концентрации всех наличных ресурсов (производственного, кадрового, научного) на приоритетном направлении позволяет снизить себестоимости продукции за счет сокращения времени, затраченного на ее разработку и тестирование. Это, в свою очередь, привлекает дополнительные инвестиции и мотивирует персонал на достижение результата, а не механическое выполнение какого-либо действия. Возможность увидеть плоды свое деятельности вкупе с материальным поощрением позволяет привлекать в фирму перспективных работников.

Все решения и промежуточные действия, производимые на проектных принципах, объединяются в большую систему проектного управления (project management system). Чтобы обеспечить качественную и производительную работу на основе этих принципов, необходим профессионал со специфическим набором знаний и умений. Где же найти такого специалиста и как подтвердить его квалификацию?

В чем разница между продакт менеджером и проджект менеджером?

Часто эти профессии путают, считая, что люди здесь занимаются одним и тем же. Однако разница есть, и большая

Стоит обратить внимание на название профессий и перевод этих названий:

• product manager – это менеджер продукта, этот человек работает с конечным продуктом, разрабатывает его, создает, ведет, поддерживает, сопровождает, дорабатывает;
• project manager – менеджер проекта, т. е. человек решающий конкретную задачу.

Проект всегда имеет конкретную цель и результат деятельности, он ограничен по времени. Продукт же может работать и использоваться долгое время, его можно улучшать и дорабатывать, поэтому четких временных рамок на работу с ним нет. Продукт всегда получается из проекта, он может быть его конечным результатом (или результатом нескольких проектов), но не наоборот.

Что должен знать project-менеджер

Сфера менеджмента охватывает множество смежных отраслей:

• управление релизами;
• коммуникация;
• планирование;
• управление требованиями;
• управление бюджетом;
• People Management.

Project-менеджер уровня Junior в IT должен понимать основы клиентской\серверной части, HTTP, API. Уровень Middle — это про управление версиями и Continuous Integration (беспрерывная интеграция кода). Также специалист должен иметь представление о том, как создается продукт, доставляется в определенную среду.

На любом этапе пригодятся технические навыки, тайм-менеджмент, навыки коммуникации и методологии управления.  Нужно понимать важность пользовательского опыта, уметь делать прототипы и макеты, проводить аналитику, разбираться в коде, языках программирования, работе сайта и сервисов

Основные принципы управления

Стиль и методика управления зависят от множества факторов. Есть гибкие и консервативные системы. Главное — следовать основным принципам:

1. Конкурентоспособность.
2. Дифференцированность.
3. Гибкость в реагировании.
4. Разделение полномочий.
5. Открытость (должны поощряться действия по улучшению стандартов).
6. Применение лучших практик.
7. Ответственность.
8. Экономическая целесообразность.

В работе предстоит в первую очередь управлять людьми. Поэтому нужно знать основы психологии, налаживать контакт с командой и внутри нее, уметь общаться с заказчиками и понимать задачи.

Продвинутый уровень

Опыт, успешные проекты в портфолио и знание технологической сферы делают из менеджера среднего уровня Senior Project Manager. Такой специалист должен разбираться в бизнесе и принимать эффективные бизнес-решения, уметь управлять группами любого размера, иметь опыт работы с различными типами проектов с разным бюджетом. Senior проджект-менеджер проводит тренинги, подбирает в команду специалистов квалификации Junior и Middle.

Airtable

Airtable is a beautifully designed, table-meets-database solution. It takes what you love about Excel and Google Sheets and puts a modern web-based project on it.

Think of Airtable as a fancy spreadsheet that helps you track inventory, lists of reference items, or as a bootstrap CRM.

Essentially, Airtable is a super-friendly, non-intimidating database for the 21st century, disrupting traditional database management systems that rely on SQL or other complex languages.

If you’ve used Excel as a project management tool in the past, then you may want to look at Airtable. However, we don’t recommend spreadsheets for project management.

Why?

Because dedicated top free project management tools do the job better!

Take a closer look at the tool in our Airtable review.

Here’s What You Get In The Free Version of Airtable:

• Unlimited bases
• Unlimited scheduling views
• Rich field records
• Commenting
• 2GB of storage
• Two weeks of historical data

What People Think About Managing Projects with Airtable:

“I hate that it doesn’t have reminder/follow up capabilities especially knowing they advertise as a team collaboration tool that’s used for customer service.” —  G2Crowd

Compare Airtable and ClickUp for project management.

Engineering Project Management от Университета Райса

Продолжительность: 4 месяца, 4 часа в неделю

Уровень: начальный/средний

Сертификат и проверка практических заданий: $49 в месяц / $399 в год (подписка на Coursera)

Университет Райса предлагает IT-специалистам программу, посвященную основам проджект-менеджмента. Вы получите набор инструментов для успешного управления проектом: разработки плана, устава, графика реализации и бюджета проекта, организации работы команды, управления ресурсами, изменениями и рисками, контроля качества результатов.

Программа состоит из трех курсов:

1. Strategic Applications of IT Project & Program Management,
2. Portfolio Management, Governance, & the PMO,
3. Leadership and Management for PM Practitioners in IT.

Чтобы получить бесплатный доступ к теоретической части, переходите на страницу каждого курса, нажимайте Enroll for Free и выбирайте опцию Audit внизу всплывающего окна.

Карьерные возможности

Многие компании при поиске менеджера проекта ориентируются на то, чтобы предыдущий опыт специалиста был связан с IT-сферой, идеально — максимально близок к разработке. Это могут быть как разработчики, которые дополнительно выполняли функцию Scrum Master внутри команды или курировали разработку отдельных элементов, так и Team Lead команды разработки.

Карьерное развитие проектного менеджера может быть связано прежде всего с расширением его зоны ответственности, ведением нескольких команд, нескольких разных проектов одновременно, с постепенным ростом до позиции директора проектов. Часто можно заметить переход в область продуктового менеджмента или на роль Scrum Master, Agile Coach. В случае если проектный менеджер больше участвует в технической части процесса реализации проекта, то вариантом его карьерного развития может быть переход на роль руководителя разработки или, например, Delivery Manager. 

В роли проектных менеджеров эффективно себя проявляют специалисты по тестированию или лидеры команды тестирования, а еще специалисты из направления аналитики (например, системной аналитики, продуктовой, бизнес-аналитики). Вырасти до роли проектного менеджера можно и с позиции координатора проектов или ассистента в проектном управлении.

Хард-скиллы проектного менеджера

• Знание и владение стандартами и теорией проектного управления;
• знание методологий разработки ПО (Waterfall, Agile); 
• понимание процессов разработки, загрузки, планирование хода разработки;
• знание английского языка на уровне Intermediate и выше;
• умение работать с инструментами MS Project, JIRA, Trello, Miro, Slack, Wrike;
• опыт работы с распределенными и гибридными командами;
• умение выстраивать работу с подрядчиками;
• опыт работы с заказчиками на разных уровнях.

Софт-скиллы проектного менеджера

• Отличные навыки коммуникации с людьми на разных уровнях;
• умение выстроить команду и организовать работу всех ее членов;
• лидерство и умение поддерживать свой авторитет;
• навыки презентации для защиты проекта и его результатов;
• целеполагание и умение идти к заданной цели;
• нацеленность на результат;
• гибкость и быстрая адаптация к изменяющимся условиям;
• пунктуальность, аккуратность к деталям.

Где взять опыт?

Одно из самых часто встречаемых требований – опыт работы и примеры уже завершенных проектов. Для новичка такая постановка вопроса может стать серьезным препятствием, но не стоит расстраиваться. Есть несколько способов решить эту проблему:

• создать собственный проект в своей сфере, например, написать программу или игру, сделать лендинг;
• поучаствовать в волонтерских движениях и кампаниях: это будет отличный опыт;
• заполнять портфолио во время обучения в онлайн школах, например, на курсах часто предлагают тренировочные задания, имитирующие реальные ситуации, их нужно выполнять особенно тщательно;
• активно набирать опыт и проявлять себя на имеющейся работе.

Проджект менеджер – очень динамичная и активно развивающаяся профессия. Перед тем, как осваивать ее, необходимо хорошо подумать и решить, действительно ли она подходит: придется много работать, общаться, решать различные проблемы и т. д. Специалистам не требуются какие-то специфические глубокие знания, но нужны развитые организационные, лидерские и коммуникативные навыки. Профессия считается одной из сложных в освоении, но точно не потеряет актуальность в ближайшие годы, поэтому время и силы на ее освоение не будут потрачены зря.

Podio

Podio is almost like a cocktail of project management and messaging software. It offers conversations in the app, and you get an overview of all your tasks.

It supports numerous integrations with popular software like ZenDesk, Evernote, and Google Drive. 

What it doesn’t support is workflow automations in the free plan. 

No automation in the world of tech. 

How do we feel about that ?

What people think about managing projects with Podio:

“Reliable communication with the team through the chat function. Good personal task management and also knowledge management. Even though we stored our files in a cloud service, we ‘indexed’ and sorted our knowledge through Podio.” — Capterra

Зарплата проджект-менеджера

Заработная плата менеджера проекта варьируется в зависимости от страны, в которой он работает, и от его опыта. Учитывая это, годовой доход проджект-менеджера может составлять от 51 000 до 111 000 долларов.

По словам Glassdoor, средняя зарплата проджект-менеджера в Соединенных Штатах составляет 75 474 доллара, в то время как дополнительная денежная компенсация может составлять от 1541 до 19 755 долларов.

Однако, в зависимости от ваших навыков, опыта и знаний, эта зарплата может быть даже ниже или выше. Карьера в управлении проектами по-прежнему востребована, и ожидается, что в ближайшие десять лет годовая заработная плата вырастет.

Если вы не уверены в том, что управление проектами по-прежнему будет востребовано в будущем, вот отчет о росте рабочих мест в сфере project management

Компании переключают свое внимание с типичных рутинных действий на реальные проекты. Будет создаваться всё больше и больше рабочих мест, и пока не хватает квалифицированных кадров, чтобы заполнить их

Требуемое образование

Работодатели предпочитают рассматривать на должности менеджеров проектов тех профессионалов, которые имеют высшее образование в области управления проектами, или тех, кто прошел хотя бы краткосрочное (от недели до года) обучение по направлению на различных образовательных площадках.

Для работодателей большим преимуществом, а иногда и обязательным требованием является наличие опыта управления проектами. Наиболее востребованная в России сертификация — PMI. Специалисты, получившие сертификаты, подтверждают свои знания методологий, специализированного ПО, планирования, контроля изменений, реализации и завершения проекта.

Одно из основных требований к проектному менеджеру — это постоянное развитие и повышение квалификации. Профессионалам такого уровня необходимо регулярно обновлять знания о передовых технологиях, методологиях и постоянно меняющихся бизнес-процессах, чтобы всегда быть готовым к новым вызовам. Сегодня существуют дополнительные курсы и сертификация по Agile-методологии и ее отдельным фреймворкам, что является дополнительным преимуществом для кандидатов.

Unsplash

IT Project Management от Вашингтонского университета

Продолжительность: 5 месяцев, 2–5 часов в неделю

Уровень: начальный/средний

Сертификат и проверка практических заданий: $537

Вашингтонский университет подготовил программу для IT-специалистов, которые планируют сменить квалификацию, и менеджеров, желающих усовершенствовать свои навыки. Преподаватели вуза познакомят вас с основами и методами управления проектами в IT, расскажут о ключевых навыках PM и менеджменте распределенных команд.

Программа состоит из трех курсов:

1. Strategic Applications of IT Project & Program Management,
2. Portfolio Management, Governance, & the PMO,
3. Leadership and Management for PM Practitioners in IT.

Чтобы получить бесплатный доступ к программе, переходите на страницу каждого курса, подавайте заявку и выбирайте опцию Audit.

Кому нужны продакт- и проджект-менеджеры?

В мире огромное количество разнообразных продуктов — по-хорошему каждому из них (или хотя бы каждой линейке продуктов) нужен свой продакт-менеджер. Большинство крупных компаний уже внедрили современные agile-технологии управления и полностью перешли на формат работы с продактами и проджектами. 

Разделение обязанностей между менеджерами проекта и менеджером продукта делает работу более структурированной. Каждый осознаёт свою зону ответственности и конкретные задачи, но при этом глобально все работают для успешной реализации идей компании и заказчиков.

Организации, где есть только проджект-менеджеры, и нет продактов, часто в итоге сталкиваются с проблемой: сотрудники становятся загружены не своими задачами, «все делают всё». Это плохо сказывается на продуктивности.

Стать таким востребованным специалистом — не фантастика. Например, чтобы быть продактом или проджектом в IT-компании, совсем не обязательно заканчивать факультет информатики и иметь опыт в разработке. Здесь есть особый «вход в IT без умения кодить»: для менеджеров навыки управления, анализа данных, а также коммуникации, как и другие soft skills, играют куда более важную роль.

Сколько зарабатывает менеджер проектов

Зарплата менеджера проектов зависит от опыта работы, количества и уровня доведенных до конца проектов, наличия необходимых качеств, умений и навыков. И от бюджета компании, которой нужен сотрудник, конечно.

Тут стоит сказать, что в отличие от того же контент-стратега, на сайтах-агрегаторах нашлось достаточное количество вакансий. Делаем вывод, что профессия отлично востребована на рынке.

Эта работа достойно оплачивается

По данным статистики, проект-менеджеры наиболее востребованы в сфере диджитал, бизнес-услуг, СМИ, маркетинге и рекламе, дизайне, финансовых компаниях, строительстве и недвижимости.