Обзор приложения trello: что это такое и как поможет добиться успехов везде

Stay Connected

Make sure that communication across different apps doesn’t become siloed with Power-Ups. Connect the apps and services that you rely on, like Google Drive or Salesforce, to your Trello boards to bring the information you need right into your workflow.

For example, the Slack Power-Up let’s you attach key conversations to Trello cards so that you can turn talk into an action item. Plus, you can also send Trello cards to Slack to kick off a brainstorm session, or get Slack alerts from actions in Trello for the items that matter to your team the most.

This not only saves time and prevents context switching, but also turns Trello into your custom productivity hub.

There you have it, the keys to the collaboration kingdom. Now it’s time to expand your domain!

Как пользоваться Trello: разбираем на примере

Допустим, нам надо создать доску по проекту и наполнить ее задачами. Пусть это будет условный проект “Комплексное продвижение салона красоты”.

Шаг 1. Регистрация

Зарегистрироваться в “Трелло” очень просто – достаточно ввести адрес почты или войти через “Гугл”-аккаунт.

Регистрация в “Трелло”

Шаг 2. Создание доски

Заходим на главную, нажимаем “Вход в Trello“, нажимаем “Создать доску”. Даем ей название – “Комплексное продвижение салона красоты”. Фон не самый радостный – можно поменять его в меню.

Вот что получилось

Вверху – иконка создателя доски, то есть моя. Нажимаем на “Пригласить” и зовем людей, с которыми будете работать по этому проекту.

Далее начинаем заполнять доску. Создаем несколько столбцов. Поскольку у нас комплексное продвижение проекта, пусть это будут столбцы, посвященные конкретным работам: разработка сайта, написание статей, работы по SMM, создание мобильного приложения. Все столбцы (как и карточки) можно менять местами, просто перетаскивая их с одного места на другое.

Каждый столбец – отдельный фронт работ

Шаг 3. Создание карточек

Начинаем заполнять каждый столбец. Например, в разделе “Создание контента для блога” пишем темы статей.

Темы статей для блога

Затем назначаем ответственных, указываем сроки выполнения и можно приступать к работе!

Trello для обмена

Часто большая часть работы выполняется различными отделами с использованием разных досок. Вам же нужно централизованное расположение, чтобы люди могли делиться друг с другом информацией о проделанной работе и оставаться в курсе событий. Создайте доску обзора компании или доску на уровне отдела, где будет формироваться общая картина работы, проделанной командой, или же создайте дорожную карту, чтобы рассказывать клиентам или пользоваться, над чем вы работаете.

Списки можно создавать для каждого месяца или финансового квартала. Карточки, представляющие проекты, добавляются в соответствующие списки, чтобы отслеживать, когда начнется или завершится работа над проектом. Карточки нужно регулярно обновлять при изменении статуса, достижения контрольного этапа и результатов.

Полезные возможности:

  • Вложения для карточек и досок — вкладывайте соответствующие доски и карточки проекта, чтобы участники команды всегда могли уточнить детали и получить доступ к выполняемой работе.
  • Комментарии — используйте комментарии для регулярного обновления статусов, ведь при добавлении комментария автоматически создается соответствующая метка времени.
  • Улучшение Старение карточки — включите улучшение Старение карточки на вашей доске, которое приглушает неактивные карточки, чтобы вы могли отслеживать карточки, которые давно не обновлялись.

WEEEK

WEEEK — больше, чем канбан-инструмент. Это гибкая и простая система управления проектами и задачами, в основе которой лежит принцип недельного планирования. Кроме досок, которые не уступают в функциональности доскам Trello, в WEEEK есть режим календаря. Задачи со всех проектов ты сможешь смотреть в одном месте.

За счёт более гибкой структуры (воркспейсы → проекты → доски), в WEEEK можно работать над по-настоящему большими и сложными проектами. В этом также помогают многоуровневые задачи и система приоритетов. Колонки на досках можно автоматизировать, чтобы уменьшить количество рутинных действий (например, автоматически назначать задачу на другого исполнителя). Специально для Scrum-команд есть группировка задач, что упрощает работу по спринтам.

Все дополнения и интеграции входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов в одном воркспейсе и количество участников команды.

Поддерживает русский язык.

Подходит: командам любого размера, которым нужен удобный и понятный инструмент.

Стоимость: бесплатно до 7 проектов в воркспейсе и 5 человек в команде. Чтобы снять ограничения, понадобятся 159₽ в месяц (для одного) или 359₽ за пользователя в месяц (для команды).

Карточки (задачи)

После того, как доска создана и сформированы списки, то наступает этап наполнения доски карточками.

  1. В нужном списке нажимай «Добавить карточку».
  2. Введи название карточки.
  3. Жми кнопку «Добавить карточку». Готово!

Настраиваем карточку (метки, чек-листы, срок, участники)

  1. Нажимай на карточку и появляется всплывающее окно. В этом окне производится вся работа: от настройки и прикрепления файлов до комментирования.
  2. Справа, в меню под заголовком «Добавить на карточку» жми на пункт «Участники»
  3. Выбирай тех, кто будет работать над данной карточкой (задачей)
  4. Следующий пункт меню «Метки». Для каждой карточки можно задать несколько меток. Они используются для добавления какой-то небольшой заметки о карточке (например, приоритет или тип задачи). Метки помогают ориентироваться на доске, среди множества карточек.
  5. Создай новую метку.
  6. Напиши название метки.
  7. Выбери цвет.
  8. Нажми кнопку «Создать». Теперь данную метку можно применить к любой карточке на доске.
  9. Пункт «Чек-лист». Когда задача состоит из ряда маленьких шагов удобно использовать представление данных в виде списка из пунктов, которые зачеркиваются по ходу выполнения (как в ежедневнике).
  10. Назови чек-лист.
  11. Жми «Добавить».
  12. Добавляй пункт чек-листа.
  13. Нажимай «Enter» или кнопку «Добавить»
  14. Пункт «Срок».
  15. Выбирай дату сдачи работы по данной карточке.
  16. Укажи время дедлайна.
  17. Установи напоминание о сроке сдачи.
  18. Нажимай «Сохранить». Готово!

Как добавить картинку и сделать обложку?

  1. Открой карточку. Нажми на иконку скрепки в блоке «Добавление комментария».
  2. Выбери место хранения изображения (или другого файла), которое будешь прикреплять. Например, на компьютере.
  3. Любое загруженное изображение может стать обложкой. Чтобы убрать изображение нажми кнопку «Убрать обложку».

Добавление стикера на обложку

Стикеры в Трелло являются инструментов визуализации и помогают подчеркнуть содержание доски. Это полезно для удобной и быстрой ориентации по доске.

  1. Открывай меню доски. Нажимай пункт «Стикеры».
  2. Выбирай нужный стикер, нажимай на него левой кнопкой мыши и перетаскивай на нужную обложку карточки. Отпускай кнопку мыши в нужном месте. Стикер прикреплен!

Как архивировать карточку?

  1. Наведи курсор на карточку, которую нужно перенести в архив. Нажми на иконку карандаша, которая появилась.
  2. Выбери пункт «Архивировать». Карточка отправлена в архив!

Как удалить карточку полностью?

  1. Нажми кнопку «Меню» на доске, в правом верхнем углу.
  2. Выбери пункт «Архив».
  3. Нажми пункт «Удалить».
  4. Подтверди безвозвратное удаление карточки, нажав на красную кнопку «Удалить».

Как переместить или скопировать карточку?

Перемещение – это переезд карточки из одной доски на другую. А копирование – это дублирование одной карточки на другую доску.

  1. Нажми кнопку «Перемещение» в карточке.
  2. Выбери доску, куда будет перемещена данная карточка.
  3. Выбери нужный список на доске.
  4. Выбери позицию карточки в списке.
  5. Нажми «Переместить». Карточка экспортирована (перемещена) на другую доску!

Если на первом шаге выбрать пункт «Копирование», то карточка не переместится, а продублируется на другую доску.

Что же такое Трелло?

Trello — это универсальный сервис, который помогает в организации работы по самым разнообразным проектам: от организации свадьбы и сдачи сессии до продвижения компании в интернете.

Возможности

Сервис одновременно простой и многофункциональный.

  • В Трелло под каждый проект создается отдельная канбан-доска, на которой ведется вся работы. В разработки доски предоставляется полная свобода действий: сколько будет колонок, как они будут называться, какие метки будут у задач и т.д. Все это настраивается индивидуально под конкретный проект, при этом быстро. Интерфейс удобен и крайне дружелюбен к пользователю, что является одним из основных преимуществ данного инструмента.
  • Основной боевой единицей в Трелло является карточка. Каждая карточка, как правило, это задача, но не всегда – могут быть и другие значения. Карточка представляет собой отдельное всплывающее окно, с большим количеством настроек и информации. В каждую можно добавить описание, чек-листы, прикреплять файлы, комментировать, указывать срок выполнения, назначать ответственного и т.д.
  • Сервис подходит для работы небольшой команды. В зависимости от роли каждый участник получает определенные права на работу с доской. Члены команды могут вести обсуждение прямо в карточке. Это удобнее, чем мессенджеры, потому что так важная информация не затеряется среди сотен сообщений, а будет прикреплена к конкретной задаче.
  • Уведомления. Система оповещений позволяет каждому участнику постоянно находится в курсе приближающихся дедлайнов по задачам и новых комментариев в карточках.
  • Существуют интеграции с большим количеством других сервисов в интернете: Google Диск, Google Календарь, GitHub, Slack, Miro и другие.
  • Кроме базовых функций в Трелло есть расширения, которые позволяют увеличить возможности данного сервиса. Многие из них устанавливаются в один клик.

Существует онлайн-версия Trello для работы в браузере и приложение для телефона.

Применение

  • Для личного планирования

  • В образовании
  • В бизнесе:
    • CRM для организации работы над проектом

    • Воронка продаж

    • Найм сотрудников

  • Хранилище идей
  • И любые другие идеи, которые придумаешь)

To Manage Remote And Distributed teams

With remote work culture exploding all over the world, managers need both personal skills and technical knowledge to work with global team members. It’s standard practice to work asynchronously over different time zones and use collaboration tools, such as Google Docs, Slack, Dropbox, and Jira. 

Digital workspaces are essential to creating a digital office that runs productively anywhere, anytime. And with over 130+ integrations in the Power-Ups directory, Trello can be the “headquarters” where you all connect and coordinate—no matter where your team is working. Here are a few examples: 

Slack

The Slack Power-Up for Trello makes it simple to keep your communication and collaboration apps connected so that no brilliant ideas or important tasks fall through the cracks. Link the cards to Slack to have those updates piped into your team channel for easy reading.

Google Drive

The Google Drive Power-Up for Trello brings your files and folders to Trello cards. Search Google Drive right from Trello and attach relevant files and folders. See real-time previews and details and click back into Google Drive. It also lets you turn your Trello board into a Google Slides presentation with one click.

JIRA

Connecting different teams across your organization that are working with complementary tools can we crucial for your projects. The Jira Power-Up lets you attach issues to a Trello card or lets you create issues from cards. Once you’re connected to your instance, it streamlines the process between the two. 

Как использовать Trello

Ключевые элементы системы — это:

  • Доски,
  • Списки,
  • Карточки.

Рассмотрим подробнее, что это такое и как с этим работать. 

Доска

Визуальное пространство, в котором осуществляется основная часть работы. На доске располагаются вертикальные списки — листы, на которых находятся карточки. 

Доски, списки и карточки могут называться как угодно в зависимости от целей и задач.

Самый простой пример канбан-доски:

Также при создании досок можно выбрать один из готовых шаблонов для различных направлений от управления командой до подготовки свадьбы. 

По типу видимости доски бывают: 

  • Приватные. Просматривать и изменять содержимое могут только участники, которые добавляются выборочно.
  • Командные. Похожи на приватные, но доступ имеется у определённой группы людей, объединённых в настройках в команду.
  • Доска организации. Напоминает командную, но с расширенным функционалом, доступном на платном тарифе.
  • Публичные. В такие доски могут заходить любые пользователи, у которых есть ссылка. Также они индексируются поисковыми системами, но изменять содержимое могут только участники.

У доски есть меню, в котором доступны функции:

  • Настройка описания доски.
  • Изменение фона. На бесплатном тарифе доступны однотонные цвета, а на платных — любые фотообои.
  • Поиск карточек по словам, меткам, участникам и сроку выполнения. В шапке доски тоже есть поле поиска, но только по словам.
  • Добавление стикеров на карточки.
  • Управление улучшениями, интеграциями с различными внешними сервисами.
  • Изменение меток.
  • Использование коллекций.
  • Подписка на обновления доски.
  • Копирование доски.
  • Печать и экспорт доски.
  • Закрытие доски.
  • Ссылка на доску.

Список

Элемент доски, на котором располагаются карточки. Списки могут называться как угодно, в зависимости от целей и задач создания доски.

При создании новой доски система сразу предлагает создать нужные списки и присвоить им наименования.

В меню списка можно:

  • Добавлять карточки.
  • Копировать список со всеми карточками для ускорения однотипной работы.
  • Перемещать списки между досками.
  • Подписываться на обновления списка.
  • Сортировать карточки списка в алфавитном порядке или по дате создания — от старых к новым или наоборот.
  • Перемещать карточки списка в другой список данной доски.
  • Архивировать и удалять все карточки.
  • Архивировать сам список.

Карточка

Обычно каждая карточка является отдельной задачей. Карточки можно перемещать между списками, дублировать, архивировать и безвозвратно удалять.

При наличии большого количества задач, не требующих детализации и являющихся декомпозицией некой крупной задачи, то не рекомендуется создавать много отдельных карточек.

Лучше сделать одну и завести внутри карточки чек-лист. Это удобнее, а прогресс будет наглядно отображаться по мере выполнения задач чек-листа.

Что можно делать внутри карточки?

  • Изменять заголовок.
  • Добавлять описание.
  • Смотреть историю всех действий, имеющих отношение к данной карточке.
  • Добавлять участников. Ими могут быть ответственные за выполнение задачи люди или наблюдатели. К примеру, внешний заказчик, product owner или scrum-master.
  • Добавлять метки.
  • Формировать чек-лист.
  • Установить дедлайн.
  • Прикрепить вложение.
  • Управлять улучшениями — интеграциями с другими сервисами.
  • Переместить на другой лист этой или другой доски.
  • Копировать в другой список текущей доски.
  • Подписаться, чтобы в разделе уведомлений отслеживать любые действия и обновления карточки.
  • Архивировать неактуальные карточки, чтобы освободить пространство или окончательно удалить их.
  • Делиться с другими.

У каждой карточки есть своё меню, дублирующее некоторые функции по управлению карточкой. 

Дедлайны

В проектном управлении важны сроки выполнения задач. Для каждой карточки можно настроить дедлайн, который отображается в ней при просмотре списка, и установить напоминание.

Также по мере приближения дедлайна на карточке автоматически подсвечивается дата — сначала оранжевым цветом, а затем красным.

Метки

Для удобства восприятия категорий на карточки добавляются метки различных цветов. В Трелло есть режим для дальтоников, при включении которого помимо цвета меток появляются различные паттерны.

Меткам можно присваивать любые наименования и создавать дополнительные метки.

В проектном управлении удобно применять систему расстановки приоритетов в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, когда все задачи делятся на 4 типа:

  • Важные — срочные;
  • Неважные — срочные;
  • Важные — не срочные;
  • Неважные — не срочные.

Данную методологию легко реализовать, используя 4 метки или даже 3. К примеру, тип «неважные — не срочные», можно никак не помечать и смело удалять в большинстве случаев.

Mark It Done

The funny thing about effective collaboration is that sometimes less can mean much more. When everyone knows what’s being done without needing to ask, time is saved for all involved. Here are some effective ways to spread the good word on your work:

  • Simply drag the card over to a designated “Done” list. For all the productivity powerhouses who need more than a single done list, break them up by week or month.
  • In a single click, mark cards with due dates as done and let everyone revel in that green symbol of success.
  • For the label lovers out there, apply a “Done” label to a card and move on to the next great thing in the pipeline.

#TrelloTips:Make sure that no important due dates get lost on a long list. If a list has cards with due dates, click the list’s menu icon and select “Sort by Date” to surface all of the cards with due dates on them.

Automated Update Emails With Butler

This means that as projects move forward, you can keep clients in the loop automatically.

  • Email address:
  • Subject: Feedback on {cardname}
  • Body text: Hi ,We have made progress on {cardname} and would love your feedback before we move forward finalizing the job.As a reminder, the request was for us to create:{carddescription}You can access the files to be reviewed in our shared Dropbox folder (www.dropbox.com). Providing feedback by {cardduedate} will help keep everything on track for the agreed upon delivery date. Thanks,Brian
  •    — Custom Field variable for the “Email” Custom Field
  •  {cardname}  — Name of the card
  • — Custom Field variable for the “First Name” Custom Field
  • {carddescription} — Card description text
  • (www.dropbox.com) — Markdown link to Dropbox shared folder
  • {cardduedate} — Due date on the card
  1. Enable the Butler Power-Up on your board if you haven’t already
  2. In Butler’s menu, select “Rules”
  3. Click “Add Rule”
  4. For the trigger, select “when a card is ‘moved into’ list ‘Awaiting Client Feedback’” and then click the + sign to add the trigger.
  5. For the action, click the chat icon tab to locate the email send field
  6. Input the email address, subject, and body of the email you’d like to automatically send and then click the + sign add it to the Rule.
  7. Click “Save” to save the Rule and you are ready to go!

Аргументы в пользу Trello

Рабочее пространство сервиса – доски. На них, в свою очередь, создаются списки, содержащие структурированную информацию. Каждый список содержит карточки, обладающие множеством настроек. Они и являются основным элементом работы.

По данным Trello, пользователями сервиса стали более 1 миллиона человек. Чем обусловлена такая популярность?

Рассмотрим очевидные причины:

  1. Быстрая адаптация пользователя к интерфейсу. В отличие от подобных систем, Trello имеет максимально простую структуру, не вызывая сложностей даже у новичков. Именно поэтому постановка задач и работа занимает мало времени.
  2. Широкий набор функций. Платформа одновременно является task-менеджером, ежедневником, форумом для взаимодействия команды и рассмотрения предложенных идей, органайзером для сбора ссылок, фото и видео контента, публикаций.
  3. Наглядность и гибкая настройка. Систему и все карточки можно настроить под определённые задачи. И ещё, число созданных проектов и участников не имеет ограничений.
  4. Интеграция со сторонними сервисами, например, Gmail, Dropbox, Google Диск, SurveyMonkey, Slack, Evernote, Google Календарь и другие.
  5. Возможность установки на стационарный ПК, мобильный телефон, планшет. Мобильные приложения доступны на нескольких платформах, включая iPhone, iPad, Android. Есть приложения для Windows 8 или Windows RT, MacOS.
  6. Бесплатный и платный доступ. В первом случае предоставляется ограниченный функционал возможностей, которого достаточно для решения мелких и личных задач.

Полное описание

Trello Desktop поможет быстро и эффективно организовать совместную работу над вашим проектом. Особенность использования сервиса заключается в создании специальных карточек, содержащих всю необходимую информацию о создаваемом вами проекте. В карточку можно добавлять различные поручения, задания, интересные идеи и т.д. Каждая карта автоматически интегрируется на единой рабочей панели, называемой «Доска». 

Доступно большое количество шаблонов досок, вы можете выбрать то оформление, которое больше всего нравится вам или подходит под конкретную тематику будущего проекта. Среди самых распространённых шаблонов — «Бизнес», «Дизайн», «Образование», «Проектирование», «Маркетинг», «Личные дела», «Удалённая работа», «Продажи», «Управление персоналом». Поддерживается создание и настройка собственных шаблонных оформлений.

Когда персональная карточка будет создана, можно приглашать исполнителей. Приглашённым участникам будет отправлена специальная ссылка, с помощью которой нужные вам люди сумеют войти в конференцию. Возможна гибкая настройка параметров доступа и полномочий. Внутри доски с одной или несколькими карточками, пользователи смогут комментировать разные события, оставлять заметки и контрольные отчёты, прикреплять вложения, перемещать и редактировать списки, заполнять заголовки и столбцы. Поддерживается добавление медиа файлов, текстовых документов и графики. Есть окно предварительного просмотра видео и изображений. Удалить онлайн-доску может только запустивший её администратор.

Софт отлично взаимодействует со своим владельцем и помогает не пропустить ни одного важного события. Пользоваться утилитой просто и удобно. Приложение Trello на Windows 10 и других ОС работает в фоновом режиме, встраивается в системный трей и выводит мгновенные оповещения с хорошо слышимым звуковым сигналом о входящих сообщениях

Имеется встроенный планировщик, органайзер и календарь. Вы можете добавить напоминание на определённую дату, указать сроки исполнения задачи и регулярно отслеживать прогресс. Развитая «облачность» позволяет синхронизировать данные с хранилищами DropBox, OneDrive, Google Диск и прочими. 

Для полноценной работы потребуется создать учётную запись. Процедура регистрации предельно лёгкая — укажите адрес электронной почты, имя и пароль для авторизации. Также зарегистрироваться можно при помощи аккаунта Facebook. Программное обеспечение совместимо с Виндовс 8, 8.1, 10 и MacOS X. Имеется возможность работать с web версией менеджера, подключаясь к нему с настольных ПК, а также гаджетов Android и iOS, посредством любого браузера. Кроме того, на маркетах Play Market и App Store можно загрузить мобильное приложение для Андроид, iPhone, iPad, используя все полезные фишки прямо со своего смартфона или планшета. Примечательно, что Трелло пользуются более 425 млн клиентов по всему миру.

Keyboard Shortcuts

Trello has a ton of time saving keyboard shortcuts, which when added up we figure should equal an extra coffee break a day or more. When in Trello, hit the question mark key on your keyboard to view them all, or check out this handy list.

We can’t cover them all, but here are a few favorites:

  • Want to quickly view all of your cards on a board? Then Q is for you.
  • Add yourself to cards by mousing over them and pressing the spacebar. Add others to cards with M, so all the tasks don’t belong to you.
  • Never miss a hot date! Add due dates with the D key.
  • Use Shift-Enter to save a card and go right to the card back. It’s like a 2 for 1 special.
  • Bring up the label menu with L, and filter those labels with F to surface what matters most to you.

Подведем итоги

Итак, мы узнали, что такое Trello. Это удобное и гибкое онлайн-решение для быстрой и эффективной организации работы, которое одинаково хорошо подходит как для небольших команд, так и для корпораций, где может использоваться для управления отдельными проектами или отслеживания процесса выполнения задач внутри различных подразделений.

Примеры работ, которыми можно управлять с помощью этого сервиса, разнообразны. Это могут быть не только бизнес-задачи, но и семейные торжества или планирование отпуска. Также Trello прекрасно подходит в качестве личного органайзера.

Все данные хранятся на облачных серверах, а значит, ничего не может потеряться или забыться. Trello моментально внедряется в любой рабочий процесс, не требует сложной настройки и долгой адаптации сотрудников.

Сервис позволяет хранить всю нужную информацию в одном месте, оперативно оценивать прогресс по всем важным процессам сразу. Все данные отображаются в режиме реального времени и наглядно представлены на одном экране. Кроме того, Trello имеет множество полезных функций, таких как настройка оформления, отслеживание сроков выполнения задач, наличие уведомлений, возможность прикрепления файлов и проведения поиска по карточкам задач, фильтрация, сортировка и многое другое.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector