Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен: обзор самых популярных техник, книг и приложений

Содержание:

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

  • Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
  • Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
  • Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
  • Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
  • Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
  • Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
  • Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
  • Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом

С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Еще больше сервисов ищите в нашей подборке приложений для тайм-менеджмента.

Для чего нужен тайм-менеджмент

Ритм жизни в современном мире с каждым годом ускоряется. Только те, кто способен идти в ногу со временем, не отставая ни на шаг, смогут добиться успеха и реализоваться в жизни.

Сегодня сложно найти человека, который мог бы похвастаться тем, что все успевает. Дом, учеба, работа, спорт, семья – все это требует нашего внимания, сил и времени. “Ах, как жаль, что в сутках всего 24 часа!” – вздыхают люди и продолжают бешеную гонку за счастьем. Мы никак не можем увеличить количество часов, отведенных нам, но мы можем выжать максимум из того, что есть.

Представьте, что за день вам нужно выполнить пять важных дел: написать отчет по работе, сводить ребенка в поликлинику, вымыть все окна в квартире, пройти онлайн-урок английского и позаниматься в тренажерном зале.

При обычных условиях вы бы с трудом уложились в отведенные временные рамки и наверняка освободились бы где-то ближе к полуночи. Владея же техниками тайм-менеджмента, вы потратите на все эти дела в 1,5–2 раза меньше времени.

В тайм-менеджменте нет ничего сложного, от вас не потребуется каких-то сверхъестественных знаний и навыков. Для людей, работающих над собой и занимающихся саморазвитием, эта система – настоящая находка. Немного времени на изучение и внедрение техник, чуточку самодисциплины – и вы хозяин своего времени!

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Не стоит отказываться от технических новинок, учась управлять временем. Успешные люди охотно используют их и считают одним из лучших изобретений человечества.

Обзор на самые интересные варианты приведён в списке:

Clear. Приложение было создано около 10 лет назад и представляет собой виртуальный блокнот, в котором можно фиксировать дела и вычёркивать сделанные.

1-3-5 List. Приложение работает по типу техники «1-3-5»

В нём дела сортируются по степени важности, выделяя одну первостепенную задачу, три средних и пять малозначительных.

RescueTime. Интересный вариант, с помощью которого можно сделать полноценный анализ временных затрат за день

Причём программа способна отправлять предупреждения, отметив незапланированный расход времени.

Trello. Софт доступен уже около 10 лет. Он подходит тем, кто предпочитает визуализировать задачи максимально ярко. Приложение выглядит как гигантская доска, на которой размещаются карточки с делами по степени важности. После отметки о выполнении оставшиеся задачи автоматически переходят из одной категории в другую.

Loop — Habit Tracker. Максимально функциональный софт помогает не просто грамотно распоряжаться временем, но и выработать полезные привычки надолго.

focus@will – необычное приложение, подбирающее по результатам предварительного тестирования лучшее музыкальное сопровождение для выполнения той или иной работы.

Рабочие приемы в тайм- менеджменте

Основы тайм-менеджмента: 7 принципов управления временем

Принципы Тайм менеджмент

Любая техника базируется на ряде базовых принципов. Их соблюдением требует определённого уровня самоконтроля. Но уже через 1-2 месяца правильное и эффективное планирование времени перейдёт в разряд привычки и перестанет требовать волевых усилий.

Планируйте свои действия

Основа грамотного распределения временного ресурса – планирование

Причем неважно, на день, неделю или месяц

При составлении плана необходимо учитывать несколько нюансов:

  • закладывать время на возможный форс-мажор;
  • не держать пункты в уме, а писать на бумаге или печатать на компьютере;
  • делить сложные и большие задания на несколько маленьких.

Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Конечная цель деятельности не должна быть обобщённой – путь к ней состоит из более мелких задач. Разбивка общего на частное делается на первичном этапе планирования. Промежуточные цели должны соответствовать следующим параметрам:

  • конкретность – это повышает шансы на их достижение;
  • измеримость – такой подход позволяет подобрать правильные варианты решения;
  • достижимость – временной интервал, отведённый на это, может быть разным;
  • актуальность – каждая промежуточная задача делает ближе конечную цель;
  • ограниченность – временные рамки стимулируют на реализацию задания.

Фиксируйте ваш план действий

План действий

Фиксацию этапов плана целесообразно делать наглядной в виде таблиц или диаграмм. Удобнее, если в ней будут отражены:

  • сроки;
  • продолжительность каждого этапа;
  • последовательность работ.

Это позволит держать на контроле весь проект или ввести в него новых сотрудников, которые сумеют в кратчайшие сроки сориентироваться с текущими делами.

Расставьте приоритеты

Определение конечной цели и разделение её на небольшие задачи – важная работа. Но для 90% людей она не столь сложна, как сохранение намеченного курса в текущей рутине. И здесь поможет чёткое разделение ежедневных задач по категориями.

Делать это можно разными способами:

  1. Буквенная маркировка. Пунктам ежедневного плана присваивается буквенное обозначение, где «А» – самые важные дела. Их нужно делать первыми с самого утра, остальные по мере убывания значимости.
  2. Матрица Эйзенхауэра. Она состоит из четырёх категорий: важные и срочные задачи (делаются незамедлительно здесь и сейчас), важные и не срочные (дают самую высокую результативность), срочные и не важные (делегируются окружающим по мере возможности), не важные и не очень срочные (убираются из списка).

Последний вариант маркировки очень распространён. При правильном распределении временного ресурса человек будет всегда находиться во второй категории, что позволит ему успешно и планомерно продвигаться к своим целям.

Сосредоточьтесь на главном

От основной цели ежедневно отвлекают многочисленные дела, заботы и развлечения, которые в конечном итоге «съедают» до 80% свободного времени. А ведь его можно было бы потратить с пользой!

Поэтому нужно научиться двум важным вещам:

  • делегировать – всё, что отвлекает и может быть перенаправлено для выполнения другими, должно быть делегировано;
  • говорить «нет» – незапланированным перерывам, пустой болтовне, изучению соцсетей и просмотру телевизора.

Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Каждый человек движется к цели своим темпом. На скорость продвижения влияют личностные особенности, обстоятельства жизни, социальный статус и другие факторы

Поэтому важно периодически делать анализ пройденного пути по ряду пунктов:

  • степень углубления в промежуточные задачи;
  • периоды наибольшей результативности;
  • ситуации, приведшие к потере ресурсов;
  • соблюдение правил.

Полученная информация даст возможность оптимизировать действия и создать свои индивидуальные правила для успешного выполнения задач.

Создавайте свои правила

Планируйте отдых

В погоне за успехом и достижением поставленных целей категорически запрещено забывать об отдыхе. Обычно кажется, что исключение из своей жизни выходных, отпусков и общения с близкими носит временный характер и не принесёт большого вреда. Но это приводит к постепенному снижению психофизиологических возможностей. И человек уже не может эффективно трудиться.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть. 

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.  

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Методы и техники

С некоторыми методами тайм-менеджмента мы уже успели ознакомиться. Давайте рассмотрим еще несколько.

Метод 10 минут

Если есть задача, которую вы совсем не хотите выполнять, скажите себе: “Я позанимаюсь ей всего 10 минут, а потом переключусь на что-то более приятное”. Как правило, этого времени хватает, чтобы втянуться и уже не останавливаться.

Принцип Парето

Согласно этому принципу 20 % наших дел приносят нам 80 % результата, а остальные 80 % дел – всего 20 % результата. Наша задача – разобраться, какие именно дела самые продуктивные, и сфокусироваться на них.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер

Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Метод “Канбан”

“Канбан” переводится с японского как “карточка”. Этот метод позволяет визуализировать процесс планирования и выполнения задач.

Возьмите доску для стикеров и разделите ее на три столбца: Нужно сделать, Делаю и Сделано. Затем напишите все свои задачи на стикерах и разместите по столбцам. В процессе выполнения задач перемещайте карточки из одного столбца в другой. Вместо доски с карточками, можно использовать какой-нибудь сервис по организации дел типа Trello.

Больше инструментов из арсенала тайм-менеджмента вы найдете в нашей статье “Техники управления временем”.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector